Agent d'Accueil de Secrétariat et Complétude Administrative - Ccas de Lillers H/F - Centres communaux d'Action Sociale

Rattachement hiérarchique : Responsable du pôle social

1. Missions principales du poste
L'agent assure le premier contact avec les usagers du CCAS et garantit un parcours « sans couture ». Expert de l'accueil inconditionnel de proximité et de l'instruction administrative, il
permet à l'usager d'obtenir une information fiable, un soutien immédiat et d'accompagner ses démarches dès le premier niveau intervention, avec orientation vers un niveau 2 quand
nécessaire
A. Accueil, orientation et accompagnement inconditionnel de proximité
- Assurer l'accueil physique (en alternance tournante au sein de l'équipe) et téléphonique pour l'ensemble des services du CCAS.
- Accueillir, renseigner et orienter les personnes concernées avec bienveillance, respect, écoute active et empathie
- Analyser rapidement les demandes pour identifier les demandes , et assurer une orientation si nécessaire
- Gérer les flux, organiser les prises de rendez-vous et veiller à ce qu'aucun usager ne reparte sans solution

B. Gestion administrative, secrétariat et logistique de premier niveau
- Assurer la centralisation et le suivi de l'ensemble des sollicitations entrantes et sortantes (accueil physique et téléphonique, gestion de la boîte mail générique du
service, et de la messagerie vocale)
- Tenir à jour les fichiers, registres et bases de données des différents services, permanences et partenaires (ex: registre santé-sécurité, cahier d'accidents bénins).
- Assurer la bonne tenue générale de l'espace d'accueil (propreté, affichage réglementaire, mise à jour des supports d'information et documentation à disposition du public).
- Participer à la logistique interne (ouverture/fermeture du service, relais des informations transversales auprès des équipes).

C. Instruction administrative polyvalente et complétude des dossiers
- Animer les créneaux dédiés à l'accompagnement administratif approfondi (sur rendez-vous) pour aider les usagers dans la constitution de dossiers administratifs simples (ex: SNE, FSL, aide énergie, etc.).
- Exercer une véritable mission de sécurisation et de premier niveau d'expertise en vérifiant la rigueur, la complétude et la validité des pièces justificatives fournies.
- Expliquer les formulaires complexes et constituer des dossiers parfaitement fiables avant leur transmission pour validation aux services spécialisés, afin d'éviter les allers- retours inutiles aux usagers.
- Veiller à actualisation de la base de données usagers pour incarner concrètement le principe du « Dites-le nous une fois » et éviter toute redondance dans les démarches

Profil, compétences et aptitudes requises

Savoirs
- Connaissance approfondie de l'organisation, des missions et du fonctionnement du CCAS ainsi que des droits et obligations des fonctionnaires.
- Maîtrise des procédures d'instruction administrative simple
- Notions fondamentales de l'action sociale territoriale et des partenaires institutionnels locaux.

Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie) et capacité d'adaptation rapide aux différents logiciels métiers.
- Maîtrise des techniques d'accueil physique, de téléphonie et de gestion des équipements associés.
- Maîtrise des techniques d'entretien d'accueil, d'écoute active, de reformulation et d'aide à la constitution de dossiers.
- Rigueur administrative, esprit de synthèse et fiabilité dans la transmission des notes de liaison et des informations factuelles.
- Capacité à gérer son temps, à prioriser les demandes et à faire face à des pics d'activité ou de tension.

Savoir-être
- Sens prononcé du contact, de l'écoute, de la patience et de l'empathie face à des publics vulnérables ou en détresse.
- Posture professionnelle rassurante, neutralité et courtoisie permanente.
- Discrétion professionnelle absolue, respect strict de la confidentialité et du secret partagé.
- Esprit d'équipe et capacité à travailler en réseau interne avec les travailleurs sociaux et les différents pôles.