Chef du Protocole - Mairie de Bethune H/F - Communes

Assurer l'organisation, la planification et la coordination aussi bien sur le plan technique, réglementaire et administratif des manifestations officielles et publiques de la collectivité et en assurer le bon déroulement

Assurer le bon déroulement des manifestations officielles et publiques :

Les voeux protocolaires
Les cérémonies de remise de médailles de la Ville, de médailles du travail, de la famille et des retraités, de remise des legs grenier...
Les cérémonies patriotiques inscrites au Journal Officiel, en collaboration avec la Préfecture, les associations d'Anciens Combattants, le Comité d'Entente, l'Harmonie Municipale
Les événements commémorant des dates anniversaires ou cérémonies de Légion d'Honneur...
Planifier l'accueil de délégations étrangères ou de visites et les manifestations extérieures à la collectivité ou à l'Hôtel de Ville

Organiser et coordonner les manifestations initiées par les services municipaux

Promouvoir l'image de la Ville auprès d'interlocuteurs extérieurs lors de manifestations
Organiser, planifier et gérer les manifestations :
Encadrer une équipe
Réceptionner les fiches de demande de protocole transmises par les services municipaux et en assurer le suivi, en lien avec les services à mobiliser
Organiser et assurer la transmission du planning des agents opérationnels du service Protocole (cérémonies, demandes des services municipaux, demandes émanant du Cabinet du Maire...)
Concevoir et gérer le fichier protocole
Prévoir l'aménagement des salles de réception et l'organisation des repas protocolaires selon les règles de savoir-vivre
Gérer les outils de relations publiques et de protocole : drapeaux, sonorisation, diffusion d'images...
Veiller au pavoisement des édifices publics
Recenser les besoins concernant le service Protocole auprès de la Directrice de la Communication et du Protocole (commandes, actes administratifs, courriers...)
Réaliser le transport des personnalités

SAVOIR

Connaître impérativement les règles protocolaires
Avoir des connaissances générales en matière d'organisation et de fonctionnement des collectivités territoriales
Connaître l'organisation de la collectivité et son environnement
Avoir des bases en matière d'exécution budgétaire
Connaître les procédures d'achat public
Connaître le décret n°89-655 du 13/09/89 relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires
Démontrer des capacités d'organisation, d'adaptation et de gestion du temps
Savoir s'adapter aux situations d'urgence
Savoir collecter et organiser des informations et les présenter sous forme de document de synthèse

SAVOIR FAIRE
Être force de propositions pour l'amélioration des événements protocolaires
Accueillir le public
Assurer l'organisation protocolaire des réceptions et cérémonies (accueil des personnalités, prise de parole, réceptions, buffets...)
Appuyer les services municipaux en matière de protocole pour l'organisation de manifestations
Maîtriser parfaitement les usages protocolaires
Avoir des compétences en communication, organisation, logistique pour organiser et coordonner des événements

Savoir Faire complémentaire
Management
Organiser le travail des équipes
Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service
Repérer et réguler les problèmes et conflits
Motiver et faire évoluer son équipe
Evaluer les agents

SAVOIR ETRE
Faire preuve d'aisance relationnelle
Faire preuve de discrétion
Respecter la confidentialité
Faire preuve de diplomatie
Être rigoureux
Être organisé
Être disponible
Être capable de s'adapter à différentes situations
Savoir prendre des initiatives
Apprécier le travail en équipe et savoir travailler en transversalité

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :

Travail alternant bureau et extérieur
Travail annualisé
Horaires réguliers avec amplitude variable en fonction des obligations de service
Grande disponibilité (soirées, week-ends, jours fériés en fonction des besoins)
Contacts réguliers avec le public interne et externe à la Mairie
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Déplacements fréquents (permis B)