Assistant de Gestion H/F - Mojovida

Dans le cadre d'une création de poste, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Gestion Projets (H/F) pour notre agence d'Ollainville.

Vous aimez organiser, coordonner et suivre plusieurs dossiers simultanément ? Rejoignez notre équipe et participez activement à la gestion administrative, logistique et financière de projets techniques déployés chez nos clients partout en France.

Véritable support des équipes opérationnelles, vous assurez le suivi administratif, logistique et financier des projets clients. Vous travaillez en étroite collaboration avec les chefs de projet, les équipes techniques, la logistique, les fournisseurs et le service comptable afin de garantir la bonne exécution des affaires et la qualité de service apportée à nos clients.

Vos principales missions

Gestion administrative des projets :

Créer et mettre à jour les dossiers clients dans nos outils internes.
Suivre les devis, commandes, livraisons et clôtures administratives des projets.
Contrôler la conformité des documents commerciaux et administratifs.
Assurer le suivi des indicateurs et tableaux de bord projets.
Classer et archiver les documents contractuels.
Gestion des commandes et de la facturation
Émettre les commandes fournisseurs et sous-traitants.
Assurer le suivi des livraisons et des prestations réalisées.
Réaliser la facturation des projets selon leur avancement.
Établir les avoirs et régularisations nécessaires.
Participer au suivi de certains stocks et approvisionnements.
Produire différents reportings d'activité et de chiffre d'affaires.

Suivi financier et relances clients :

Assurer le suivi des règlements clients en lien avec la comptabilité.
Effectuer les relances de premier niveau.
Identifier et signaler les situations nécessitant une intervention de la direction ou du service comptable.
Contribuer à la fiabilité des données financières des projets.

Participation à la vie de l'agence :

Accueil téléphonique et physique.
Coordination administrative avec les services internes.
Suivi de certains prestataires et contrats de l'agence.
Participation au suivi administratif du parc automobile.

Profil recherché

Formation

Bac à Bac +2 en assistanat de gestion, gestion administrative, comptabilité ou assistanat de projet.

Expérience

Une première expérience sur un poste similaire est souhaitée.
Une expérience dans un environnement de gestion de projets ou de services techniques constitue un véritable atout.

Compétences

Bonne maîtrise d'Excel, Outlook et des outils bureautiques.
Aisance avec les logiciels de gestion et les ERP.
Bonne compréhension des devis, bons de commande et factures.
Rigueur, organisation et sens des priorités.
Esprit d'équipe et excellent relationnel.
Autonomie, fiabilité et discrétion.

Pourquoi nous rejoindre ?

Vous intégrerez une entreprise à taille humaine où la collaboration entre les équipes opérationnelles, techniques et administratives est au coeur de la réussite des projets. Vous occuperez un rôle clé contribuant directement à la satisfaction de nos clients et au bon fonctionnement de l'agence.

Poste ouvert à compétences égales aux femmes et aux hommes ainsi qu'aux personnes en situation de handicap.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Ingénierie,études techniques

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.