Secrétaire Polyvalent - Secrétaire Polyvalente H/F - ESAT, site de Lille
- Lille - 59
- CDD
- ESAT, site de Lille
Les missions du poste
Missions :
En lien fonctionnel avec les cadres, vous serez rattaché(e) à la direction de l'ESAT et vos missions seront en particulier :
- Accueil
- Accueil téléphonique (tous appels confondus) et gestion des courriels
- Accueil physique (partenaires, travailleurs, parents, .)
- Missions de secrétariat
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Diffusion de documents
- Tenue administrative de différents dossiers papiers et informatiques
- Utilisation de logiciels de gestion administrative adaptés au secteur médico-social : suivi des dossiers des personnes accompagnées, échanges en ligne avec les organismes publics .
- Gestion administrative des Ressources Humaines (en lien avec les services du siège)
- Gestion et suivi des dossiers du personnel en CDI et CDD : Mise en place des contrats et avenants, documents inhérents à l'embauche, adhésions à la mutuelle, accueil des nouveaux embauchés, aptitudes médicales, suivi des arrêts de travail, préparation de paie
- Gestion administrative de l'accueil des travailleurs
- Collaboration à la gestion administrative de l'entrée et de la sortie des travailleurs de l'effectif
- Elaboration des contrats de soutien et d'aide par le travail
- Suivi des présences et des repas
- Déclaration CPAM, .
Profil recherché :
- Formation Bac +2 appréciée
- Très bonne maitrise de l'outil informatique : suite Microsoft, logiciels spécialisés, internet
- Maîtrise des écrits professionnels et excellent français écrit et oral
- Capacité relationnelle importante et sens de l'écoute
- Autonomie et capacité à travailler en équipe
- Discrétion et préservation exemplaire des informations confidentielles
- Proactivité et prise d'initiative
Le profil recherché
Experience: 6 Mois
Compétences: Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Compétences: Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.