Assistant Service de la Formation H/F - Hôpital Bicêtre

Assister les Responsables de Formation
Accueillir, informer et orienter le personnel
Gérer les entretiens d'information et d'orientation
Accompagner les agents dans leur parcours de professionnalisation: BC, Validation des Acquis de l'Expérience, Congé Professionnel de formation,Concours
Gérer et suivre les dossiers individuels liés à l'accompagnement des projets personnels ou professionnels
Assurer la gestion administrative des demandes de formation gratuites en local, dans les centres internes et à l'extérieur de l'APHP
Assurer le suivi des actions: inscriptions, convocations, attestations de présence, frais de mission
Assurer le suivi du plan de formation local,tenir à jour la planification des actions et participer aux bilans annuels
Traiter les demandes de formations payantes: inscriptions, saisie dans HR, conventions, règlement des factures d'achat de formation, etc.
Gérer les dossiers des frais de missions des agents avec les gestionnaires paie
Participer à l'accueil des intervenants et des stagiaires, l'installation du matériel nécessaire à la formation, l'ouverture et la fermeture des salles de formation
Vous êtes amené à
Assurer la diffusion de l'information, aider à l'inscription sur le logiciel concours, pour la constitution du dossier pout les concours et promotion professionnelle
Gère la logistique du service
Participer à l'encadrement d'un stagiaire
Particularités du poste
Possibilité demande de Mobilité sur autres sites du GH

PRÉ-REQUIS
Formations et/ou qualifications requises :

- Maîtrise de l'outil informatique, des logiciels : Word et Excel avancé, messagerie Outlook
- Maîtrise du NSI : HR Access formation (à acquérir) et SAP (commandes DA)
- Techniques de communication physique et téléphonique

EXPÉRIENCE REQUISE
- Affectation antérieure dans un service de gestion du personnel souhaitée, ou secrétariat
Connaissances particulières :

- Connaissance des procédures d'achat
- Connaissance de l'institution : organigramme des pôles et des directions fonctionnelles
- Possibilité de suivre la formation d'adaptation à l'emploi : « assistant de formation »

Qualités professionnelles requises :

- Sens de l'accueil et de la communication,
- Esprit d'initiatives, dynamiste et sens des responsabilités
- Rigueur et organisation dans la réalisation des activités
- Capacité à travailler en équipe
- Savoir rendre compte, être polyvalent
- Sens du service public