Secrétaire de Direction H/F - Ad Pep

Mission générale
La.Le secrétaire de direction en IME joue un rôle clé dans la gestion administrative, organisationnelle et logistique de l'établissement. Il/Elle assiste la direction dans ses fonctions quotidiennes, coordonne les activités administratives et assure la gestion des documents et des informations. Il/Elle garantit la fiabilité des informations et des tableaux de suivi, facilite la circulation des informations entre la direction, les professionnels, les familles et les partenaires, et apporte un appui administratif aux activités, aux recrutements et à la démarche qualité.

Liens hiérarchiques et fonctionnels
Il/elle exerce ses missions sous l'autorité hiérarchique des Responsables d'Unité, par délégation du Directeur Général, et doit lui rendre compte régulièrement.
Il/elle entretient des relations fonctionnelles internes avec l'ensemble du personnel de l'établissement.

Activités
1. Assistance à la Direction et suivi de la sécurité
2. Gestion et suivi de l'activité
2.1. Suivi administratif de l'activité et des présences
2.2. Recueil, consolidation et transmission des données d'activité
3. Gestion administrative des documents
4. Gestion des communications internes et externes
5. Gestion administrative des ressources humaines, en lien avec la direction et le service RH
5.1 Appui administratif au recrutement (CDI et CDD)
5.2. Gestion administrative des recrutements en CDD
5.3. Suivi administratif courant du personnel
6. Gestion logistique et suivi administratif des achats
7. Gestion et coordination des transports
8. Soutien à la gestion de la qualité

Qualification et compétences requises

Qualification :
Bac +2 (BTS ou DUT en gestion, secrétariat, administration)

Savoirs
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Excellente organisation, rigueur et gestion des priorités.
Capacité à gérer plusieurs dossiers en simultané et à respecter les délais.

Savoir-faire :
Autonomie et discrétion.
Capacités organisationnelles et sens du détail.
Respect de la charte graphique associative

Savoir-être :
Sens de l'écoute
Diplomatie
Réactivité dans la gestion des priorités.

Conditions de travail
Convention Collective de 66
Déplacements ponctuels sur le département
Horaires de journée
Télétravail possible
Travail sur 5 jours

Risques liés au poste
Troubles musculosquelettiques et fatigue oculaire
Stress
Conflits interpersonnels
Charge émotionnelle

Experience: 2 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.