Gestionnaire Administratif et Financier au Sein de la Dpiet H/F - CentraleSupelec

La Direction du patrimoine immobilier et de l'environnement de travail est une direction support aux activités de l'école : la recherche, l'enseignement, l'entrepreneuriat et l'évènementiel. Elle comprend 60 agents et est organisée en deux sous-directions : l'Immobilier (gestion du patrimoine, anticipation des évolutions, conduite d'opérations de construction et ou de réhabilitation) et Les services opérationnels aux usagers de l'école (sécurité-sureté, planification, évènementiel, maintenance, travaux, accueil, entretien propreté).

Sous la responsabilité de la responsable du pilotage administratif et financier, vous serez en charge de:

· La gestion de l'administratif et de l'exécution du budget

· L'assistance auprès des chefs de service de la DPIET et auprès des campus de province sur les aspects administratifs et financiers

· Participer au déploiement de la démarche qualité

Activités principales
A ce titre, vos activités seront les suivantes:

Pilotage administratif

Participer au suivi RH collectif de la DPIET
Assurer la gestion des déplacements pour le personnel DPIET (ordres de mission, état de frais, etc.)
Apporter un appui administratif et bureautique aux agents DPIET selon les besoins
Participer à l'administration des marchés publics pilotés par la DPIET et suivre leur exécution en liaison avec le service achats marchés et les chefs de service
Contribuer à l'élaboration des conventions ou autres actes administratifs avec les différentes parties prenantes de CS et en lien avec le responsable du pilotage administratif et financier
Assurer la gestion des comptes informatiques du personnel DPIET et des hébergés (prestataires, entreprises locataires) sur la plateforme MyAdmin en lien avec la DISI

Pilotage financier

Assurer le suivi d'exécution de la dépense et de la recette de la DPIET (saisie des bons de commande, saisie des services faits, traitement des workflows, lien fournisseurs, etc.)
Assurer le suivi des tableaux de bord permettant le suivi et l'exécution du budget, en dépenses et en recettes
Réaliser des analyses sur l'optimisation des couts
Superviser le suivi et l'archivage des pièces administratives et comptables
Contribuer à la clôture de l'exercice budgétaire et comptable
Assister et conseiller les services sur toutes les questions relatives à l'exécution des achats.
Être force de proposition pour fluidifier les processus relatifs à l'exécution des achats de la réception des demandes jusqu'au paiement.
Renseigner et piloter les indicateurs et les bases de données de gestion de l'activité.
Contribuer au déploiement de la démarche qualité au sein de la DPIET.

Vous êtes titulaire d'un baccalauréat ou d'un Bac +2, idéalement dans le domaine de la gestion, de la comptabilité ou de l'administration publique. Vous justifiez d'une première expérience dans la gestion administrative et financière, de préférence au sein d'un établissement public.

Vous maîtrisez les fondamentaux de la GBCP (Gestion Budgétaire et Comptable Publique) et êtes à l'aise avec les outils spécifiques dédiées à la gestion financière et comptable type «SIFAC», un outil de gestion des déplacements (NOTILUS idéalement), et enfin, le pack Office (pour la conception de tableaux de bord notamment).

Reconnu(e) pour votre fiabilité, votre rigueur et votre sens de l'organisation, vous faites également preuve de qualités relationnelles qui vous permettent de travailler efficacement en équipe et d'interagir avec différents interlocuteurs internes et externes.

Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en sachant rendre compte de vos activités à votre hiérarchie.

Vos compétences rédactionnelles sont reconnues.

Vous faites preuves de discrétion, d'une grande aptitude à l'écoute et avez le respect de la confidentialité ainsi que le sens du service.

Une pratique écrite de l'anglais et idéalement à l'oral est souhaitable, dans un environnement où les échanges internationaux sont fréquents.