Secrétaire dans le Secteur Automobile H/F - Aj Motors

Gestion administrative générale
Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs et partenaires.
Gérer les e-mails, le courrier et les documents administratifs.
Rédiger les courriers professionnels et assurer le classement et l'archivage des dossiers.
Mettre à jour les fichiers clients, fournisseurs et les bases de données.
Assurer le suivi des échéances et des démarches administratives.
Organiser les rendez-vous, les plannings et les réunions nécessaires à l'activité.
Gestion administrative des véhicules
Constituer, vérifier et assurer le suivi des dossiers des véhicules.
Gérer les documents relatifs à l'achat, à la vente, à la reprise et à la livraison des véhicules.
Préparer les bons de commande, les dossiers de vente et les documents de cession.
Assurer le suivi des immatriculations et des démarches liées aux cartes grises, conformément aux procédures applicables.
Suivre les documents d'assurance, les garanties et les contrôles techniques.
Assurer l'enregistrement des véhicules en stock et la mise à jour de leurs informations.
Gestion commerciale et relation clients
Établir les devis, bons de commande et factures.
Assurer le suivi administratif des ventes et des prestations.
Suivre les dossiers clients jusqu'à leur clôture.
Effectuer les relances nécessaires et répondre aux demandes d'information.
Assurer la coordination avec les fournisseurs, les assureurs, les experts automobiles et les autres partenaires.
Gestion comptable et financière de premier niveau
Enregistrer et vérifier les factures clients et fournisseurs.
Assurer le suivi des règlements et des encaissements.
Effectuer les relances en cas d'impayés.
Préparer les documents nécessaires au suivi comptable et les transmettre au cabinet comptable.
Participer au suivi des dépenses et à la vérification des pièces justificatives.
Suivi de l'activité et coordination interne
Assurer la circulation des informations entre la direction et les différents services.
Suivre les dossiers en cours et veiller au respect des délais.
Participer à l'organisation administrative de l'activité commerciale et, le cas échéant, de l'atelier.
Veiller à la conformité, à la bonne tenue et à la confidentialité des dossiers.
Réaliser toute autre tâche administrative nécessaire au bon fonctionnement de l'entreprise.
Profil recherché
Formation en secrétariat, gestion administrative ou assistanat de gestion.
Expérience souhaitée dans un poste similaire, idéalement dans le secteur automobile.
Bonne connaissance des documents et procédures administratives automobiles.
Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion.
Bonne maîtrise du français, à l'écrit comme à l'oral.
Sens de l'organisation, rigueur, autonomie et polyvalence.
Capacité à gérer les priorités et à travailler avec différents interlocuteurs.
Discrétion professionnelle, réactivité et sens des responsabilités.

Horaire de travail : lundi à vendredi de 8h-16h ou 17h

Experience: 2 An(s)

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Classer des documents,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Entretien et réparation de véhicules automobiles légers

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.