Chargé d'Accueil Suivi Pédagogique et Administratif H/F - Crealise

Crealise est un établissement dynamique regroupant un Centre de Formation d'Apprentis (CFA), des entreprises locataires, la French Tech Réunion, ainsi que des espaces mis en location (salles de réunion, de cours, de conférence, studio photo/podcast).

Positionné(e) au coeur du bâtiment, l'Agent(e) d'Accueil et Assistant(e) Pédagogique assure l'interface entre les apprenants, le public, les locataires, les intervenants et la direction. Ce rôle garantit la qualité de l'accueil, la sécurité des locaux et la fluidité de la gestion administrative et pédagogique.

Missions Principales
A. Accueil, Réception & Gestion du Bâtiment (Crealise Nord)
Accueil physique et téléphonique : Réceptionner les appels, informer et orienter le public, les apprenants, les visiteurs et les locataires du bâtiment.
Gestion du courrier : Traiter et distribuer le courrier entrant, les colis et gérer les envois.
Gestion et disponibilité des espaces :
Vérifier quotidiennement la disponibilité des salles (réunion, cours, conférence, studio photo/podcast).
Mettre à jour les informations d'affichage des salles de manière quotidienne et hebdomadaire.
Procédures d'ouverture du bâtiment (Opening) :
Effectuer une ronde de vérification à tous les étages lors de l'ouverture.
Ouvrir les grilles et la porte principale à l'accueil après la ronde.
faire remplir le registre d'entrée/sortie à l'accueil pour les visiteurs externes et les intervenants.
Donner les Kits salles aux intervenants et/ou visiteurs externes ayant effectué une réservation de salle.
Événementiel & Logistique : Participer aux missions d'accueil et de logistique lors des événements internes de Crealise ou des événements organisés par les locataires/clients.

B. Gestion Pédagogique & Suivi de l'Assiduité
Gestion de la boîte mail "Assiduité" :
Traiter au quotidien les flux d'e-mails liés aux retards et aux absences.
Traiter les demandes de retenue : appliquer les consignes en vigueur en refusant la prise en compte des demandes de retenue ou en les comptabilisant comme absences non justifiées (note : la gestion des rattrapages suite aux retenues en entreprise est exclue du périmètre cette année).
Contrôle et suivi de présence :
Réceptionner, relever et contrôler les feuilles d'émargement.
Identifier les absences critiques et émettre des alertes auprès des services concernés (Relations Entreprises, Admissions, Pédagogie).
Support administratif pédagogique :
Agir en tant que relais du calendrier pédagogique et envoyer les convocations officielles.
Relancer les formateurs pour la récupération des supports de cours (syllabus), la saisie des notes et le classement des documents sur le Drive (ponctuel).
Apporter un appui sur la gestion des inscriptions aux certifications et l'envoi des enquêtes de satisfaction (ponctuel).

C. Appui aux Admissions & Suivi Administratif des Apprenants
Accueil des candidats : Venir en appui au pôle Admission pour l'accueil physique et téléphonique des candidats.
Tests d'admission : Assurer la logistique, l'accueil et le bon déroulement des tests d'admission.
Dossiers administratifs :
Prendre en charge la collecte et la vérification des pièces administratives des nouveaux entrants.
Assurer la mise à jour continue des dossiers et documents administratifs des apprenants actuels.
Événements Crealise : Apporter un renfort logistique et organisationnel lors des journées portes ouvertes, salons et événements de l'établissement.

Profil Recherché
Compétences Techniques (Savoir-faire)
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
Excellent niveau de communication orale et aisance rédactionnelle
Capacité à suivre et appliquer rigoureusement des procédures administratives.
La connaissance de l'environnement de la formation et du logiciel YPAREO est un atout.

Contrat
CDI de 21H/ Semaine (lundi, mardi, jeudi et vendredi de 8h à 12h et mercredi de 8h à 13h)
Salaire 853€ Net / mois

Experience: 24 Mois

Compétences: Agent d'accueil et de secrétariat,Bac pro métiers de l'accueil,BTS négociation et digitalisation de la relation client,Titre professionnel chargé d'accueil et de gestion administrative,Titre professionnel employé administratif et d'accueil,Accueillir, orienter, renseigner un public,Identifier, traiter une demande client,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil,Fournir des informations générales sur l'entreprise,Garantir un suivi administratif,Gérer l'accueil téléphonique,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir une communication claire et professionnelle,Maintenir un environnement de travail propre et organisé,Organiser l'agenda des réunions,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger des messages et des emails professionnels,Relayer de l'information,Surveiller les livraisons et les expéditions,Surveiller les systèmes de sécurité de l'entrée,Utiliser les outils numériques,Connaissance de l'enseignement sup et alternance,missions assistant pédagogique,Admissions (process & accueil des candidats),Gestion des assiduités

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.