Assistant de Directions - Communaute Territoriale Sud Luberon H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Placé(e) sous l'autorité de la Directrice Ressources et Finances, l'Assistant(e) de Directions mutualisé(e) assure les missions d'accueil téléphonique et physique des Directions urbanisme, aménagement, service à la population, communication, office de tourisme et accomplie toutes les missions de secrétariat des directions. La mutualisation se fait autour d'une équipe de 2 assistant(e)s de directions.

Vos Missions au quotidien
- Accueille, renseigne et oriente les visiteurs et usagers,
- Gère la boite e-mail des directions, et ventile le cas échéant,
- Organise l'agenda des directions, ainsi que les réunions des directions,
- Rédige les courriers, les notes, les comptes rendus et convocations en lien avec les projets des directions, et en assure le suivi,
- Organise l'archivage des dossiers des directions en fin d'année ;
- Enregistre le courrier sur le logiciel dédié et le ventile,
- Réceptionne les différents compte rendus et suivi des tâches
- Prépare les dossiers pour présentation aux instances (fiches projets, feuilles de route, ...),
- Travaille en coordination avec les assistantes de directions mutualisées pour assurer une continuité de service
- Suit les délibérations et les différents courriers des directions
- S'assure du respect des procédures
- Remplace l'assistante référent accueil en cas d'absence de cette dernière

Le profil que nous recherchons
- Une forte expérience sur un poste similaire est indispensable pour être autonome. Connaitre le fonctionnement d'une collectivité territoriale est également indispensable.

Conditions

- Intégration au 01/01/2027 sur le grade d'adjoint administratif (C)
- Temps de travail : 35h par semaine
- Ouvert aux contractuels
- Traitement indiciaire
- IFSE
- CIA