Assistant de Gestion Administrative - Commune de Veynes H/F - Communes

Sous l' autorité du Directeur Général des services, l'agent gère
des missions transverses ( urbanisme secrétariat Général ressources humaines .. )

MISSIONS PRINCIPALES
Assurer le secrétariat urbanisme :
Enregistrement des demandes du droit du sol
Instruction des certificats d'urbanisme
Instruction des déclarations d'intention d'aliéner
Participation à la révision du PLU
Renseignement du public sur les règles d'urbanisme

Assurer le secrétariat pour le Directeur Général des Services
Préparation et suivi des délibérations du Conseil Municipal
Secrétariat divers (rédaction de courriers-classement dossiers)
Accueil téléphonique
Réception et vérification des mails reçus et à reventiler


Ressources Humaines
Elaboration de tableaux de suivis
Mise en forme des plannings écoles, des saisonniers,
Gestion carrières (mise en forme des arrêtés- courriers de convocations visites médicales ...)
Suivi administratif du registre des arrêtés, classement
Participation à l'informatisation des données RSU
Aide à la constitution de dossiers de promotion interne
Suivi des dossiers de médailles

Secrétariat général
Tenue des registres des délibérations par date et par objet
Tenue des tableaux d'affichage (arrêtés municipaux, préfectoraux, délibérations, décisions du Maire, informations diverses)
Tenue à jour des répertoires (services mairie, associations, services internes : écoles-ST...)
Rédaction et suivi des conventions d'autorisation d'occupation du domaine public (centre-ville-camion pizza)
Accueil et informations auprès des usagers
Rédaction des procédures de travail dans la cadre de la continuité de service
Archivage, classement
Suivi registre vente au déballage et meublé de tourisme (préparation du planning des activités estivales)
Suivi animations culturelles et sportives sur la commune pour communication
Suivi des actualités, et réglementation spécifique (Arrêtés préfectures)
Élaboration de nouveaux supports de travail
Lien entre les différents services
Suivi coupe affouagère, conventions pâturages, jardins

MISSIONS SECONDAIRES
Assurer la polyvalence pour l'Accueil physique et Téléphonique en cas de nécessité si absence de l'agent.
Préparation des arrêtés municipaux en cas d'absence de l'agent
Gestion du calendaire de réservation des salles
Traitement des courriers sortants (enregistrement et affranchissement) en cas d'absence de l'agent
Vérifier saturation PC en supprimant les doublons

Aptitudes professionnelles
Connaître l'environnement législatif de base du contrôle des collectivités
Connaître le fonctionnement d'une Collectivité Territoriale
Maîtriser les techniques de recherche et de veille documentaire
Avoir des qualités rédactionnelles
Maîtriser des outils informatiques et bureautiques de bases : WORD-EXCEL-Messagerie Outlook
Open courrier

Aptitudes personnelles
Avoir de la rigueur, de la méthode et de l'organisation
Avoir la maîtrise de soi et être rapide
Être disponible et se tenir informé de la vie de la collectivité
Savoir faire preuve de discrétion
Avoir le sens de l'accueil
Être autonome