Secrétaire de Circonscription - Thionville H/F - Rectorat de Nancy-Metz

La secrétaire de circonscription auprès d'un IEN (Inspecteur de l'Éducation nationale du 1er degré) est l'unique personnel administratif de l'équipe. Elle gère l'accueil, le courrier, l'agenda de l'IEN, le suivi des remplacements d'enseignants,, la gestion administrative des écoles (Base Élèves) et la relation avec les familles, les mairies et la DSDEN.

Missions principales

Secrétariat et accueil : Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier (électronique et postal), tenue de l'agenda de l'IEN. Elaboration et mise à jour régulière des différents tableaux de bord pour assurer le respect des délais de transmission ou retour des enquêtes et documents administratifs

Gestion des ressources humaines et des remplacements : Suivi des absences des enseignants et organisation des remplacements, gestion des dossiers de carrière et des temps partiels.

Gestion de la vie des écoles : Suivi des effectifs scolaires, des inscriptions, des dérogations, du suivi de l'absentéisme et de l'instruction à domicile.

Communication et lien institutionnel : Interface entre l'IEN, les directeurs d'école, les enseignants, la DSDEN, les élus locaux et les partenaires sociaux.

Savoir-faire (Compétences professionnelles)

• Gestion administrative et suivi : Assurer le secrétariat courant de l'IEN, gérer les dossiers spécifiques des écoles de la circonscription et suivre les opérations de remplacement des enseignants.
• Maîtrise bureautique et numérique : Utiliser les logiciels de bureautique (Word, Excel) et les applications métiers de l'Éducation nationale
• Communication et accueil : Assurer l'accueil physique et téléphonique des enseignants, des parents et des partenaires, filtrer les appels et rédiger courriers ou comptes rendus avec une parfaite maîtrise du français.
• Organisation et classement : Élaborer des plannings, gérer les agendas de l'IEN et tenir à jour les systèmes d'archivage et de classement.
• Travail en équipe : Collaborer étroitement avec l'IEN, les conseillers pédagogiques et les services de la DSDEN.

Savoir-être (Qualités personnelles)

• Discrétion et loyauté : Respect strict du secret professionnel et réserve inébranlable concernant les dossiers sensibles ou nominatifs.
• Rigueur et méthode : Grand sens de l'organisation pour hiérarchiser les urgences et traiter des volumes de travail variés sans erreur.
• Sens du relationnel et écoute : Diplomatie et courtoisie dans l'accueil des usagers et la gestion des tensions ou des demandes complexes.
• Réactivité et autonomie : Capacité à s'adapter aux imprévus (absences de dernière minute, urgences administratives) et à prendre des initiatives adaptées au cadre réglementaire.
• Disponibilité : Adaptabilité face aux rythmes de l'année scolaire et aux pics d'activité.