Assistant de Gestion H/F - Service Public
Les missions du poste
Le laboratoire de Sophia Antipolis, composé de deux unités thématiques et techniques, d'un service administratif et financier (SAF) et de fonctions supports, assure des missions de référence, de recherche, de surveillance et d'expertise au niveau national et international.
Le SAF, composé de deux personnes (la cheffe du service et l'assistant(e) de gestion), assure l'appui administratif et financier du laboratoire : élaboration, exécution et suivi du budget, suivi des conventions de recherche, gestion des déplacements en France et à l'étranger, organisation de séminaires en appui aux unités de recherche. Le service assure également l'accueil physique et téléphonique, la gestion du courrier et participe aux moyens logistiques et généraux.
Vos missions
Sous la responsabilité du chef de service, vous contribuerez à la gestion administrative et financière du laboratoire.
Votre quotidien
En interface avec la communauté scientifique et les fonctions support du laboratoire ainsi qu'avec les services du siège (direction des achats, cellule budget, cellule conventions, ...), vous assurerez les activités suivantes, dans le respect des règles de mise en concurrence et de la comptabilité publique, via divers outils applicatifs:
- Effectuer les commandes du laboratoire
- Réaliser la constatation et les certifications de l'ensemble des services faits des fournisseurs via l'outil applicatif XRP
- Gérer les anomalies de facturation et les litiges
- Assurer la facturation des recettes du laboratoire
- Participer au pilotage des marchés et contrats
- Participer au suivi de l'exécution budgétaire
- Participer au suivi et à l'amélioration des outils de reporting
- Participer à l'inventaire des matériels et équipements
- Participer à la prise en charge budgétaire des déplacements des agents du laboratoire et des collaborateurs invités
- Apporter un appui à l'organisation de séminaires, notamment dans le cadre de mandat de référence européen pour les remboursements des participants selon les règles en vigueur à la Commission européenne
- Assurer l'accueil téléphonique et physique, le courrier, les envois de colis
- Participer aux suppléances du service
Le profil recherché
Formation et expérience requises:
- Niveau Bac +2 gestion administrative ou équivalent (minimum Bac)
- Expérience en finances publiques appréciée
