Responsable Administratif Polyvalent - Vaudreuil Le H/F - Communes

Sous l'autorité du Directeur Général des Services, l'agent assure un accueil de proximité et un secrétariat polyvalent, notamment dans les domaines du CCAS, des affaires scolaires et de la vie associative.

L'agent constitue un interlocuteur privilégié des habitants pour leurs démarches auprès de la commune, assure l'accueil physique et téléphonique et contribue au bon fonctionnement administratif des missions placées sous sa responsabilité.

Savoirs
- Connaissance de l'environnement territorial et du fonctionnement d'une commune.
- Connaissance des principales procédures administratives.
- Connaissance du fonctionnement général d'un CCAS.
- Notions relatives aux affaires scolaires et aux services aux familles.
- Maîtrise des règles de confidentialité et de discrétion professionnelle.
- Bonne connaissance des outils bureautiques.
Savoir-faire
- Accueillir différents publics et adapter son discours à son interlocuteur.
- Identifier rapidement la nature d'une demande et orienter l'usager.
- Gérer plusieurs dossiers simultanément et hiérarchiser les priorités.
- Rédiger des courriers, des notes de service, des comptes rendus de réunion et des documents administratifs de diverses natures
- Organiser et suivre des dossiers.
- Utiliser les outils informatiques et logiciels métiers.
- Travailler en lien avec différents interlocuteurs : élus, agents, écoles, associations, partenaires et administrés.
- Respecter les délais et les procédures.
Savoir-être
- Sens du service public.
- Qualités relationnelles et sens de l'écoute.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Patience et maîtrise de soi dans les situations d'accueil parfois difficiles.
- Organisation et rigueur.
- Autonomie.
- Polyvalence.
- Capacité à travailler en équipe.
- Sens de l'initiative dans le respect des responsabilités de chacun.
Contraintes et spécificités du poste
- Contact quotidien avec le public.
- Accueil de personnes pouvant rencontrer des difficultés sociales ou administratives.
- Nécessité de respecter une stricte confidentialité concernant les dossiers du CCAS.
- Polyvalence entre plusieurs domaines d'activité.
- Pics d'activité possibles lors des périodes d'inscription scolaire, des réunions du CCAS et de l'organisation des manifestations communales.
- Participation ponctuelle à des réunions ou manifestations en dehors des horaires habituels, selon les nécessités du service.