Assistant de Direction H/F - Greta-Cfa - Lorraine est
Assistant de Direction H/F
Greta-Cfa - Lorraine est · Sarreguemines - 57 · CDD
Les missions du poste
Le GRETA-CFA Lorraine Est appartient au réseau du GIP FTLV et des GRETA-CFA de l'académie Nancy-Metz, dédié à la formation des adultes et à l'apprentissage. Il propose des formations du CAP au BTS, des certifications, de la VAE et des bilans de compétences en Moselle Est.
CONDITIONS
- Temps plein (100 %), CDD en année civile renouvelable
- Lieu : Sarreguemines
- Rémunération selon la grille des contractuels catégorie Hors-A du GRETA-GIP, selon expérience
MISSIONS
1. Appui administratif : suivi des dossiers des services supports et respect des procédures ; rédaction de comptes rendus, notes, procédures et supports (hors GAP) ; régulation de l'activité des assistantes de formation ; gestion administrative des appels à projets et appels d'offres ; gestion des boîtes mail institutionnelles (greta-lorraine-est / gle-direction) et premier niveau de réponse.
2. Instances et événements : préparation des assemblées générales, commissions, conseils de perfectionnement et réunions de direction ; gestion des convocations, salles et documents ; organisation des événements ; rédaction et diffusion des comptes rendus et synthèses.
3. Indicateurs : suivi des indicateurs des services supports, enquêtes (hors satisfaction et CFC), collecte des données et contribution aux tableaux de bord stratégiques.
4. Coordination : recensement des besoins et coordination des échanges, notamment avec les assistantes de formation ; validation en première main des congés des assistantes de formation et du personnel de service général ; mise à jour des emplois du temps et suivi du télétravail ; gestion de l'agenda et des déplacements du DGS-DGP ; suivi des prestataires et contrats ; coordination des interventions de l'agent technique.
5. RSO - environnement : animation du groupe de travail et organisation des ateliers ; coordination des actions, suivi des indicateurs et rédaction du bilan annuel pour le rapport RSO global.
6. Missions collectives obligatoires : participation à la démarche qualité et aux audits internes et externes ; respect des procédures et mise à jour de l'agenda professionnel et des documents en vigueur.
ENVIRONNEMENT
Relations avec le CESUP, la présidenté, la DO-DGS, la DO-DGP, les conseillers en formation professionnelle, les services administratifs, l'agent comptable, les coordonnateurs et formateurs, et les interlocuteurs externes.
PROFIL
Connaissances : fonctionnement des services supports d'un organisme de formation ; procédures administratives et financières en EPLE ; réglementation de la formation professionnelle de l'Éducation nationale et des unités de formation.
Compétences : maîtrise du Pack Office, notamment Excel, des outils informatiques, documentaires, de reporting et des logiciels métiers ; aisance avec les chiffres ; rédaction et synthèse ; organisation, priorités, planification, respect des délais, suivi de dossiers transversaux, application des procédures, accueil, information, travail en équipe et capacité à rendre compte.
Qualités : sens du service public, rigueur, fiabilité, discrétion, confidentialité, autonomie, initiative, diplomatie, écoute, adaptabilité, réactivité, gestion du stress et esprit d'équipe.
CONTRAINTES
Gestion de priorités et projets multiples, ressources parfois limitées, coordination d'interlocuteurs variés, gestion des tensions et urgences, exigences de performance, contraintes budgétaires, anticipation des évolutions, disponibilité ponctuelle sur des amplitudes horaires étendues et respect d'échéances serrées.
EXPÉRIENCE EXIGÉE : expérience significative sur un poste d'assistant(e) de direction. Débutant(e) non accepté(e)
Bac +2
Fiche de poste complète et détaillée (missions, activités, compétences et exigences) disponible sur demande au **.**.**.**.**.
Candidature : CV et lettre de motivation à ****@****.**, à l'attention de Pauline LINDNER, au plus tard le 6 novembre 2026
CONDITIONS
- Temps plein (100 %), CDD en année civile renouvelable
- Lieu : Sarreguemines
- Rémunération selon la grille des contractuels catégorie Hors-A du GRETA-GIP, selon expérience
MISSIONS
1. Appui administratif : suivi des dossiers des services supports et respect des procédures ; rédaction de comptes rendus, notes, procédures et supports (hors GAP) ; régulation de l'activité des assistantes de formation ; gestion administrative des appels à projets et appels d'offres ; gestion des boîtes mail institutionnelles (greta-lorraine-est / gle-direction) et premier niveau de réponse.
2. Instances et événements : préparation des assemblées générales, commissions, conseils de perfectionnement et réunions de direction ; gestion des convocations, salles et documents ; organisation des événements ; rédaction et diffusion des comptes rendus et synthèses.
3. Indicateurs : suivi des indicateurs des services supports, enquêtes (hors satisfaction et CFC), collecte des données et contribution aux tableaux de bord stratégiques.
4. Coordination : recensement des besoins et coordination des échanges, notamment avec les assistantes de formation ; validation en première main des congés des assistantes de formation et du personnel de service général ; mise à jour des emplois du temps et suivi du télétravail ; gestion de l'agenda et des déplacements du DGS-DGP ; suivi des prestataires et contrats ; coordination des interventions de l'agent technique.
5. RSO - environnement : animation du groupe de travail et organisation des ateliers ; coordination des actions, suivi des indicateurs et rédaction du bilan annuel pour le rapport RSO global.
6. Missions collectives obligatoires : participation à la démarche qualité et aux audits internes et externes ; respect des procédures et mise à jour de l'agenda professionnel et des documents en vigueur.
ENVIRONNEMENT
Relations avec le CESUP, la présidenté, la DO-DGS, la DO-DGP, les conseillers en formation professionnelle, les services administratifs, l'agent comptable, les coordonnateurs et formateurs, et les interlocuteurs externes.
PROFIL
Connaissances : fonctionnement des services supports d'un organisme de formation ; procédures administratives et financières en EPLE ; réglementation de la formation professionnelle de l'Éducation nationale et des unités de formation.
Compétences : maîtrise du Pack Office, notamment Excel, des outils informatiques, documentaires, de reporting et des logiciels métiers ; aisance avec les chiffres ; rédaction et synthèse ; organisation, priorités, planification, respect des délais, suivi de dossiers transversaux, application des procédures, accueil, information, travail en équipe et capacité à rendre compte.
Qualités : sens du service public, rigueur, fiabilité, discrétion, confidentialité, autonomie, initiative, diplomatie, écoute, adaptabilité, réactivité, gestion du stress et esprit d'équipe.
CONTRAINTES
Gestion de priorités et projets multiples, ressources parfois limitées, coordination d'interlocuteurs variés, gestion des tensions et urgences, exigences de performance, contraintes budgétaires, anticipation des évolutions, disponibilité ponctuelle sur des amplitudes horaires étendues et respect d'échéances serrées.
EXPÉRIENCE EXIGÉE : expérience significative sur un poste d'assistant(e) de direction. Débutant(e) non accepté(e)
Bac +2
Fiche de poste complète et détaillée (missions, activités, compétences et exigences) disponible sur demande au **.**.**.**.**.
Candidature : CV et lettre de motivation à ****@****.**, à l'attention de Pauline LINDNER, au plus tard le 6 novembre 2026
Le profil recherché
Experience: 24 Mois
Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des urgences et des imprévus,Techniques de communication interne,Techniques de gestion administrative,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Planifier et organiser des réunions,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un compte rendu de réunion,Rédiger un écrit professionnel,Relayer de l'information,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser les outils numériques
Langues: Français souhaité
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des urgences et des imprévus,Techniques de communication interne,Techniques de gestion administrative,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Planifier et organiser des réunions,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un compte rendu de réunion,Rédiger un écrit professionnel,Relayer de l'information,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser les outils numériques
Langues: Français souhaité
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.