Assistant de Direction Gestion Administrative RH et Formation H/F - EPSM 71
Assistant de Direction Gestion Administrative RH et Formation H/F
EPSM 71 · Sevrey - 71 · CDD
Les missions du poste
Établissement Public de Santé Mentale de Saône-et-Loire, l'EPSM 71 exerce ses missions sur l'ensemble du département pour la prise en charge des enfants et des adolescents et sur les deux tiers nord du département pour la prise en charge des adultes soit les bassins d'Autun, de la Bresse bourguignonne, du Grand Chalon et de Creusot-Montceau.
Nos activités sont réparties entre le site hospitalier situé à Sevrey (6km de Chalon-sur-Saône) et presqu'une cinquantaine de sites extrahospitaliers (17 CMP, 5 CATTP, 9 hôpitaux de jour, des équipes mobiles...) couvrant ainsi en proximité tout le territoire de santé .
Nous recherchons un Assistant de Direction H/F en charge de la gestion administrative RH et Formation.
1. Finalité du poste
Assurer un appui administratif et organisationnel au fonctionnement de la Direction des Ressources Humaines et des Affaires Médicales, en contribuant à la gestion des actions de formation, au suivi administratif des contrats de travail et aux activités transversales d'assistanat de direction.
Participer à la continuité et à la qualité du service rendu aux professionnels de l'établissement, dans le respect des procédures internes, des échéances et des règles de confidentialité.
2. Missions principales
2.1. Gestion administrative de la formation professionnelle
En appui du référent formation :
* Participer à l'organisation administrative et logistique des actions de formation individuelles et collectives.
* Assurer les inscriptions, convocations et relations administratives avec les organismes de formation.
* Préparer et suivre les conventions, ordres de mission, feuilles d'émargement et attestations de formation.
* Contribuer au suivi des dossiers de formation et à leur mise à jour dans les outils de gestion, notamment Gesform Évolution.
* Participer au suivi des demandes de prise en charge et des remboursements auprès de l'ANFH.
* Contribuer à la préparation des commissions de formation et à l'actualisation des tableaux de suivi.
* Contribuer à la mise en place du centre de formation de l'Epsm71
2.2. Gestion administrative des contrats de travail
En lien avec la chargée de recrutement :
* Préparer les contrats de travail et avenants des agents contractuels, à partir des éléments validés par la DRHAM.
* Assurer le suivi administratif des échéances contractuelles et des renouvellements.
* Recueillir et vérifier la complétude des pièces nécessaires à l'établissement des contrats.
* Organiser les circuits de validation, de signature et de notification des documents.
* Assurer le classement et l'archivage des contrats dans les dossiers administratifs et la GED RH.
* Mettre à jour les tableaux de suivi des contrats et signaler les échéances nécessitant une décision.
2.3. Assistanat de direction et missions transversales
* Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de la DRHAM.
* Gérer les courriers, courriels et documents administratifs de la direction.
* Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements professionnels.
* Préparer les dossiers de réunion, supports de présentation et documents nécessaires aux activités de la direction.
* Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
* Assurer le suivi des échéances, des demandes et des dossiers confiés par la direction.
* Contribuer à l'organisation matérielle des réunions et instances relevant de la DRHAM.
* Participer à l'actualisation des procédures et des outils de suivi administratif.
* Apporter un renfort ponctuel aux autres activités administratives de la DRHAM, selon les nécessités de service.
Nos activités sont réparties entre le site hospitalier situé à Sevrey (6km de Chalon-sur-Saône) et presqu'une cinquantaine de sites extrahospitaliers (17 CMP, 5 CATTP, 9 hôpitaux de jour, des équipes mobiles...) couvrant ainsi en proximité tout le territoire de santé .
Nous recherchons un Assistant de Direction H/F en charge de la gestion administrative RH et Formation.
1. Finalité du poste
Assurer un appui administratif et organisationnel au fonctionnement de la Direction des Ressources Humaines et des Affaires Médicales, en contribuant à la gestion des actions de formation, au suivi administratif des contrats de travail et aux activités transversales d'assistanat de direction.
Participer à la continuité et à la qualité du service rendu aux professionnels de l'établissement, dans le respect des procédures internes, des échéances et des règles de confidentialité.
2. Missions principales
2.1. Gestion administrative de la formation professionnelle
En appui du référent formation :
* Participer à l'organisation administrative et logistique des actions de formation individuelles et collectives.
* Assurer les inscriptions, convocations et relations administratives avec les organismes de formation.
* Préparer et suivre les conventions, ordres de mission, feuilles d'émargement et attestations de formation.
* Contribuer au suivi des dossiers de formation et à leur mise à jour dans les outils de gestion, notamment Gesform Évolution.
* Participer au suivi des demandes de prise en charge et des remboursements auprès de l'ANFH.
* Contribuer à la préparation des commissions de formation et à l'actualisation des tableaux de suivi.
* Contribuer à la mise en place du centre de formation de l'Epsm71
2.2. Gestion administrative des contrats de travail
En lien avec la chargée de recrutement :
* Préparer les contrats de travail et avenants des agents contractuels, à partir des éléments validés par la DRHAM.
* Assurer le suivi administratif des échéances contractuelles et des renouvellements.
* Recueillir et vérifier la complétude des pièces nécessaires à l'établissement des contrats.
* Organiser les circuits de validation, de signature et de notification des documents.
* Assurer le classement et l'archivage des contrats dans les dossiers administratifs et la GED RH.
* Mettre à jour les tableaux de suivi des contrats et signaler les échéances nécessitant une décision.
2.3. Assistanat de direction et missions transversales
* Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de la DRHAM.
* Gérer les courriers, courriels et documents administratifs de la direction.
* Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements professionnels.
* Préparer les dossiers de réunion, supports de présentation et documents nécessaires aux activités de la direction.
* Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
* Assurer le suivi des échéances, des demandes et des dossiers confiés par la direction.
* Contribuer à l'organisation matérielle des réunions et instances relevant de la DRHAM.
* Participer à l'actualisation des procédures et des outils de suivi administratif.
* Apporter un renfort ponctuel aux autres activités administratives de la DRHAM, selon les nécessités de service.
Le profil recherché
Profil recherché
* Formation en assistanat de direction, gestion administrative ou ressources humaines.
* Niveau Bac à Bac +2 souhaité.
* Expérience en secrétariat de direction ou en gestion administrative RH appréciée.
* Une expérience dans la fonction publique hospitalière constitue un atout.
* Aisance avec les outils numériques et capacité à acquérir rapidement la maîtrise des logiciels métiers
Particularités du poste
* Poste polyvalent nécessitant de gérer des activités de nature différente.
* Travail en collaboration étroite avec l'ensemble de l'équipe DRHAM.
* Respect impératif de la confidentialité des données individuelles et des dossiers sensibles.
* Adaptation des priorités en fonction des échéances et des nécessités de service.
Savoirs
* Connaissance de l'organisation administrative d'un établissement public de santé.
* Connaissances de base de la fonction publique hospitalière et de la gestion administrative du personnel.
* Connaissance des dispositifs de formation professionnelle continue.
* Maîtrise des règles de confidentialité et de protection des données personnelles.
Savoir-faire
* Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
* Rédiger et mettre en forme des documents administratifs.
* Rédiger et mettre en forme des PV de réunion.
* Organiser et suivre plusieurs dossiers simultanément.
* Anticiper les échéances et assurer la fiabilité des informations.
* Utiliser les applications de gestion RH et de formation.
* Identifier les situations nécessitant une validation ou un arbitrage hiérarchique.
Savoir-être
* Rigueur, méthode et sens de l'organisation.
* Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
* Polyvalence, réactivité et capacité d'adaptation.
* Sens du service public et qualités relationnelles.
* Esprit d'équipe et sens de la coopération.
* Autonomie dans l'organisation du travail et capacité à rendre compte.
* Formation en assistanat de direction, gestion administrative ou ressources humaines.
* Niveau Bac à Bac +2 souhaité.
* Expérience en secrétariat de direction ou en gestion administrative RH appréciée.
* Une expérience dans la fonction publique hospitalière constitue un atout.
* Aisance avec les outils numériques et capacité à acquérir rapidement la maîtrise des logiciels métiers
Particularités du poste
* Poste polyvalent nécessitant de gérer des activités de nature différente.
* Travail en collaboration étroite avec l'ensemble de l'équipe DRHAM.
* Respect impératif de la confidentialité des données individuelles et des dossiers sensibles.
* Adaptation des priorités en fonction des échéances et des nécessités de service.
Savoirs
* Connaissance de l'organisation administrative d'un établissement public de santé.
* Connaissances de base de la fonction publique hospitalière et de la gestion administrative du personnel.
* Connaissance des dispositifs de formation professionnelle continue.
* Maîtrise des règles de confidentialité et de protection des données personnelles.
Savoir-faire
* Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
* Rédiger et mettre en forme des documents administratifs.
* Rédiger et mettre en forme des PV de réunion.
* Organiser et suivre plusieurs dossiers simultanément.
* Anticiper les échéances et assurer la fiabilité des informations.
* Utiliser les applications de gestion RH et de formation.
* Identifier les situations nécessitant une validation ou un arbitrage hiérarchique.
Savoir-être
* Rigueur, méthode et sens de l'organisation.
* Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
* Polyvalence, réactivité et capacité d'adaptation.
* Sens du service public et qualités relationnelles.
* Esprit d'équipe et sens de la coopération.
* Autonomie dans l'organisation du travail et capacité à rendre compte.