Chargé d'Accueil et de Service à l'Usager H/F - Sietom de Chalosse

Nous recherchons avant tout une personne polyvalente, à l'aise avec le public et avec les outils numériques. Le poste ne correspond pas à un poste d'accueil classique : une part de l'activité est consacrée au traitement des demandes, à la gestion des données et à l'utilisation des outils métiers.
Une expérience dans l'accueil du public, l'administration, la relation usagers, l'informatique de gestion ou l'utilisation de logiciels métiers sera appréciée.
La capacité à s'approprier un outil tel qu'ECOCITO et à accompagner les évolutions numériques du service sera particulièrement recherchée.

Sous la responsabilité de la Présidente, du Directeur Général des Services (DGS), du Directeur du pôle opérationnel et de la Responsable communication animation, l'agent a pour mission d'assurer une relation usagers accessible, réactive et de qualité tout en contribuant à la gestion administrative,
à l'utilisation des outils métiers et à la modernisation numérique du service.


MISSIONS
Accueil et relation usagers
Accueil physique et téléphonique
Réponse aux mails et demandes de premier niveau.
Orientation des appels et mails vers les personnes concernées
Information, orientation et accompagnement des prestataires, clients, usagers, élus
Gestion et contrôle des apporteurs des déchets entrants / sortant (pesée, ticket de pesée)

Gestion administrative
Gestion du courrier entrant/sortant et affranchissement
Gestion des fournitures administratives (stock, bons de commande, demandes)
Gestion des consommables alimentaires (boissons, gâteaux.)
Gestion des affichages dans le local personnel (notes, plannings)
Gestion des dossiers accueil nouvel embauché, des dossiers nouveau client
Revue de presse (réalisation et diffusion)

Numérique et ECOCITO
Utilisation quotidienne des outils numériques et logiciels métiers (pesée, radioactivité, Ecocito)
Création, modification et contrôle des données dans ECOCITO.
Suivi des demandes relatives aux accès déchetteries
Identification et traitement des anomalies
Participation à la fiabilisation des données et aux évolutions des outils.

Modernisation du service
Contribution à l'évolution des modalités d'accueil et de contact.
Participation à la mise en place des usages liés à la téléphonie numérique.
Accompagnement des usagers vers les services numériques.
Participation aux réflexions liées aux futures évolutions du contrôle d'accès et à la TEOMI.

COMPETENCES REQUISES
Connaissances/savoirs :
Techniques d'accueil et de relation avec le public.
Principes de communication téléphonique.
Bases de la gestion administrative.
Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
Appétence pour les logiciels métiers et les bases de données.
Compréhension des enjeux liés à la qualité des données.
Capacité à s'approprier rapidement de nouveaux outils numériques.

Savoir-faire :
Accueillir et renseigner différents publics.
Analyser une demande et identifier rapidement la réponse à apporter.
Gérer plusieurs sollicitations simultanément.
Utiliser efficacement les outils informatiques.
Saisir, contrôler et mettre à jour des données.
Identifier une anomalie et en assurer le suivi.
Rédiger des réponses claires et adaptées aux usagers.
Utiliser les outils de téléphonie numérique.
Travailler en transversalité avec les différents services.

Savoir-être :
Sens du service public et de la relation usagers.
Qualités relationnelles et capacité d'écoute.
Patience et pédagogie.
Aisance téléphonique.
Rigueur et fiabilité.
Organisation et autonomie.
Curiosité et appétence pour le numérique.
Esprit d'équipe.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Capacité à garder son calme face à des situations parfois conflictuelles.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Agent d'accueil et de secrétariat,Bureautique et outils collaboratifs,Communication interpersonnelle,Logiciel de traitement de texte,Méthode de classement et d'archivage,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de gestion du stress,Utilisation de logiciels de tableur,Utilisation d'une machine à affranchir,Accueillir, orienter, renseigner un public,Identifier, traiter une demande client,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Assurer la gestion des plaintes et des réclamations,Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Garantir un suivi administratif,Gérer des situations de crise ou d'urgence,Gérer l'accueil téléphonique,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir une communication claire et professionnelle,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger des messages et des emails professionnels,Relayer de l'information,Surveiller les livraisons et les expéditions,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Collecte des déchets non dangereux

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.