Secrétaire H/F - Univi Handicap

Notre association UNIVI handicap regroupe 19 structures dans le département de l'Oise. Elle a pour objectif d'assurer l'éducation, les soins spécialisés et l'insertion sociale d'enfants, d'adolescents et d'adultes handicapés mentaux. A ce jour, l'ensemble des établissements et services assurent 900 prises en charge de personnes handicapées mentales.

Sous l'autorité de la directrice du Pôle Enfance, votre mission consistera à :

Au sein de l'établissement, vous assurez les missions de secrétariat et de gestion administrative nécessaires au bon fonctionnement de la structure. Vous êtes un interlocuteur privilégié des familles, des professionnels et des partenaires, et contribuez à la qualité de l'accueil et de l'accompagnement des personnes accueillies.

Vos missions principales

• Gestion administrative : mise à jour et suivi des dossiers administratifs, actualisation des documents internes de l'établissement et rédaction ou mise en forme des courriers administratifs.
• Gestion des admissions et des immersions : préparation du dossier administratif relatif aux immersions et aux admissions.
• Gestion du courrier : réception, traitement et distribution du courrier entrant et sortant.
• Suivi des données administratives : participation aux enquêtes annuelles, collecte et mise à jour des informations nécessaires au suivi de l'activité.
• Accueil et communication : accueil physique et téléphonique des familles, des professionnels et des partenaires, orientation des interlocuteurs et transmission des informations.
• Suivi des personnes accueillies : mise à jour des informations administratives dans le logiciel NetVie et documents institutionnels.
• Organisation logistique : organisation et suivi des circuits de transport des personnes accueillies, gestion des commandes de repas.
• Gestion des frais de séjour : suivi administratif des frais de séjour et des éléments nécessaires à leur traitement.

Vous êtes titulaire d'une formation en secrétariat, en gestion administrative ou disposez d'une expérience significative sur un poste similaire.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes à l'aise avec l'utilisation de logiciels de gestion administrative.

Vous faites preuve de rigueur, d'organisation, de discrétion et d'autonomie. Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles, ainsi qu'un réel sens de l'accueil et du service.

Une expérience dans le secteur médico-social ou dans un établissement accueillant des personnes en situation de handicap serait appréciée.

Le respect de la confidentialité et du secret professionnel est indispensable.