Gestionnaire Frais de Déplacement H/F - Rectorat de Lille

En tant que gestionnaire des frais de déplacement, vous contribuez à la bonne prise en charge des déplacements professionnels des agents, en veillant à la sécurisation des remboursements, au respect de la réglementation et à la qualité du service rendu aux usagers. À ce titre, vos principales missions sont:

Assurer la gestion des frais de déplacements :

• Instruire les demandes de remboursement, vérifier la complétude des dossiers et la conformité des pièces justificatives ;
• Étudier et calculer les droits des agents dans le respect de la réglementation en vigueur, procéder à leur mise en paiement dans Chorus DT.

Assurer le traitement des demandes d'avance de train et d'hôtel dans le cadre du marché national :

• Assurer, à ce titre, une permanence jusqu'à 17h15, environ deux fois par mois.

Assurer le suivi de l'activité (sur les enveloppes de gestion attribuées) :

• Renseigner les outils de pilotage, notamment les tableaux de suivi des missionnés, anticiper les priorités, suivre l'avancement des dossiers et effectuer les relances nécessaires ;
• Transmettre au chef de bureau les informations utiles au pilotage de l'activité.

Accompagner et conseiller les missionnés :

• Répondre à leurs sollicitations, les informer sur l'état d'avancement de leurs demandes de remboursement et les guider dans leurs démarches, notamment dans l'utilisation de Chorus-DT.

Contribuer à l'amélioration continue du service :

• Participer à la démarche de contrôle interne financier, à l'élaboration de procédures et de supports de communication, ainsi qu'à l'optimisation des pratiques et des processus de gestion ;
• Participer aux projets du service (GT interne, être force de proposition..).

Ce poste vous permettra de développer vos compétences en gestion administrative et financière, d'acquérir une expertise dans la réglementation des frais de déplacement et de vous investir dans une dynamique collective tournée vers la qualité du service public et la modernisation des pratiques.

Connaissances:

• Environnement professionnel
• Réglementation relative aux frais de déplacement (à acquérir ou approfondir)
• Principes de gestion administrative et financière ( à acquérir ou approfondir)
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques

Compétences opérationnelles:

• Appliquer les consignes et les procédures diffusées
• Utiliser les outils informatiques (suite bureautique, excel, mail, outils collaboratifs..)
• Savoir rendre compte de son activité
• Identifier les axes d'amélioration et proposer des solutions.
• Disposer de bonnes qualités d'expression orale et écrite
• Organiser et prioriser son activité.

Compétences comportementales:

• Rigueur / fiabilité
• Autonomie et esprit d'initiative
• Capacité d'adaptation et ouverture au changement.
• Capacité de raisonnement et d'analyse
• Savoir questionner les pratiques existantes et être force de proposition
• Partager l'information et travailler en équipe