Assistant·e de Direction H/F - Soltis Environnement

Rattaché(e) à la présidente, vous prenez en charge l'administration de l'entreprise et vous êtes l'interlocuteur(rice) des salariés, des partenaires et des prestataires pour les questions administratives.

Gestion financière, facturation et suivi des clients
- Comptabilité courante dans l'ERP : factures clients et fournisseurs, suivi des comptes bancaires, rapprochements mensuels
- Émission des factures après confirmation des livrables par les chefs de projet, y compris les marchés publics via Chorus Pro
- Suivi des encaissements et relance des impayés jusqu'au règlement
- Suivi des règlements fournisseurs et des échéances de paiement
- Fiabilité des données clients et fournisseurs dans l'ERP

Administration générale
- Relations avec les organismes : URSSAF, impôts, retraite complémentaire, mutuelle et prévoyance, médecine du travail, assurances
- Courrier, suivi des démarches en cours, obligations déclaratives
- Relations avec le bailleur, suivi des prestataires et des travaux du local
- Organisation des déplacements : trains, hôtels, salons professionnels

Appui à la direction et aux projets
- Dossiers administratifs de réponse aux marchés publics
- Préparation et suivi du dossier annuel de Crédit d'Impôt Recherche, avec la direction et l'expert-comptable
- Suivi administratif des projets et des partenariats

Ressources humaines (paie établie par un cabinet extérieur)
- Contrats, dossiers salariés, formalités d'entrée et de sortie
- Collecte et contrôle des éléments variables de paie : titres-restaurant, notes de frais, congés et absences
- Réponses aux questions administratives courantes des salariés

Santé et sécurité au travail
- Mise à jour du document unique
- Fiche d'entreprise et suivi des visites médicales

Les procédures, modèles de courriers et tableaux de suivi existent déjà, et une période de tuilage est prévue avec la personne en poste. Une partie du travail de préparation est automatisée par IA : vous validez chaque saisie et chaque envoi.

Poste sur site en centre-ville de Voiron, sans déplacements réguliers.
Première expérience significative demandé et formation type Bac +2 gestion PME

Experience: 1 An(s)

Compétences: Assistant de gestion,Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des urgences et des imprévus,Logiciels de gestion de base de données,Planification des tâches et gestion des priorités,Principes de base en comptabilité,Techniques de communication interne,Techniques de gestion administrative,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Assurer la coordination des voyages d'affaires,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un écrit professionnel,Relayer de l'information,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Analyses, essais et inspections techniques

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.