Agent·e de Gestion Administrative - Offre CDD 717 H/F - Département Meurthe et Moselle

Le Conseil départemental de Meurthe-et-Moselle couvre une population de près de 740 000 habitants. Précurseur et novateur dans le domaine des Solidarités et le développement d'un accès pour tous à des services départementaux de proximité, le Département de Meurthe-et-Moselle, est particulièrement attentif à laccès aux droits fondamentaux que sont la santé, l'insertion sociale et professionnelle, la protection de l'enfance, et l'accompagnement social des publics en situation de précarité ou de fragilité.
Le Département tient un rôle essentiel dans les domaines de l'Éducation et de la Culture. Ses nombreuses actions dans des champs aussi variés que les collèges et la vie scolaire, l'engagement et la citoyenneté, l'éducation populaire, le sport,l'ingénierie culturelle et le soutien aux acteurs et partenaires culturels locaux en sont le témoignage.
Il est le garant de la conservation départementale, de la lecture publique à travers la Médiathèque départementale et les Archives départementales. Il est également propriétaire du château de Lunéville pour lequel il développe un projet architectural, culturel et d'animations ambitieux.
Les nombreux projets et actions menés, les multiples investissements effectués pour la Politique collèges nouvelles générations (notamment l'innovation numérique), le Centre des mémoires ou encore le château de Lunéville, démontrent la volonté de permettre à chaque Meurthe-et-mosellan.e d'accéder au savoir et à la culture, de concourir à l'autonomie des jeunes et à leur insertion. Mais également de permettre le développement et l'épanouissement de chacun et de contribuer de manière générale au mieux vivre ensemble et à la lutte contre les inégalités.
Dans le cadre de la mise en oeuvre des politiques publiques de l'éducation et de la culture, ces finalités sont portées aussi bien par les services centraux que territoriaux.

MISSION : l'agent de gestion administrative apporte un appui administratif au responsable du service jeunesse. Il. Elle suit les dossiers administratifs des deux pôles Education populaire/sports et engagement/citoyenneté et Revenu d'émancipation jeunes (REJ), est en relation avec les usagers et gère les activités logistiques et organisationnelles du service.

ACTIVITES

Suivi administratif

- Effectue la saisie de comptes rendus, notes et courriers

- En lien avec le responsable de service ou le cadre responsable du dossier, prépare les dossiers des différentes réunions

- Peut intervenir pour assurer l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, ...)

- Apporte de manière ponctuelle, un appui administratif ou logistique à l'organisation de manifestations ou opérations particulières liées au domaine d'activités du service

- Trie, classe et archive les documents du service

- Utilise les logiciels et progiciels du service lorsque nécessaire, notamment les dépôts de notes et de rapports

Accueil et relations avec le public

- Assure l'accueil téléphonique et physique du service, renseigne sur les dispositifs éducation populaire, sports, participation citoyenne et REJ et oriente les demandes vers le bon interlocuteur

- Prend les messages et les transmet au bon interlocuteur

Spécificités

Assure la publication et le suivi des missions de service civique

Assure la gestion des dossiers de recrutement en lien avec les services de l'Etat et la DRH

Gère les frais de déplacement des agents du service et des volontaires en service civique

Gère la logistique et l'organisation des formations des volontaires

Contrat à durée déterminée

Durée 1 mois, renouvelable

Dès que possible

Référence de l'offre : aiyh17qk7g

Compétences relationnelles :

- Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté

- Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique

- Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers

- Faire preuve de diplomatie

- Savoir se rendre disponible

- Coopérer avec les autres services de la direction

Compétences stratégiques :

- Etre capable de prendre des initiatives

- Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d'importance ou d'urgence

- Filtrer à bon escient les appels téléphoniques

- Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel

Compétences techniques :

- Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité

- Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité

- Rédiger des courriers simples

- Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage, ...)

- Mettre en forme les documents selon la charte graphique

- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)

- Utiliser les logiciels et outils spécifiques du service et de l'activité

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