Assistant·e Administrative Jeunes Majeurs H/F - Conseil départemental de l'Essonne

L'assistante administrative sera en charge de :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des jeunes majeurs et partenaires
• Prendre des rendez-vous et tenir à jour les agendas
• Participer à la prise en charge des jeunes majeurs (aide aux démarches administratives ; actions collectives...) en articulation avec les référents
• Gérer les urgences au sein du service en articulation avec les référents sociaux
• Gérer le courrier papier et électronique
• Saisir dans le logiciel IODAS des mesures CJM
• Réceptionner les dossiers des jeunes majeurs, enregistrer, vérifier et intégrer dans la classothèque
• Clôturer les mesures en cas de sortie ASE
• Classer et archiver
• Gérer les plannings des référents
• Participer à la vie du service (réunions de service et de secteur, réunions administrative, groupes de travail...)
• Tenir et suivre des indicateurs
• Appliquer des règles et procédures en vigueur
• Mettre à jour des procédures et de la documentation du service
• Faire les statistiques mensuelles et trimestrielles de l'activité du SJM
• Renseigner des tableaux de suivi dans le cadre de l'activité du service

Connaissances :

• De la législation sociale et médico-sociale
• Des règles éthiques et déontologiques liées à la profession et/ou aux missions confiées
• Du fonctionnement et de l'organisation des différents services départementaux et
• Des dispositifs départementaux en matière d'action sociale et médico-sociale
• Des partenaires institutionnels
• Des règles de la CNIL
• Des règles de classement et d'archivage

Savoir-faire :

• Des techniques de communication orale et écrites
• Des techniques d'écoute et de relation à la personne
• Des techniques d'accueil, de prévention et gestion des conflits
• Du standard téléphonique
• Des outils de la démarche qualité
• De l'outil informatique (traitement de texte, tableur, Morgenize, messagerie électronique intranet IODAS
• Application des procédures administratives

Savoir être :

• Communiquer en s'adaptant aux différents-es interlocuteurs-trices
• Savoir travailler en équipe
• Prendre du recul par rapport au traitement des situations
• Faire de preuve de réactivité
• S'adapter aux contraintes de délais
• Transmettre des informations, des savoirs
• Rendre compte de ses activités
• Savoir prendre des initiatives
• Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion