Gestionnaire Administratif - Communaute Agglomeration Bourges Plus H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale
Les missions du poste
Le service des assemblées prépare et organise la tenue des instances délibératives et non délibératives (conseils municipaux et communautaires ; bureaux municipaux et communautaires ; commissions municipales et communautaires et la CLECT).
Le secteur des assemblées participe également au contrôle de la régularité des actes (délibérations, décisions, arrêtés) pris par la commune et la communauté d'agglomération.
Et assure la transmission des actes au contrôle de légalité ainsi que leur affichage.
Traitement des demandes et secrétariat du secteur
- Mettre en forme tous types de courriers
-Rédiger des mails
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Gérer et actualiser une base d'informations, vérifier la validité des informations traitées
- Utiliser les outils informatiques et les logiciels de gestion
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Rechercher et diffuser des informations et/ou des documents
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Suivi des actes (arrêtés et décisions)
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers (arrêtés et décisions)
-Assurer le suivi des arrêtés et des décisions
-Publier et notifier les actes
-Transmettre les actes au contrôle de légalité
Préparation et suivi des commissions
-Définir le planning des commissions municipales et communautaires en lien avec le chef de secteur
- Rédiger les convocations des commissions municipales et communautaires
Appui en cas de besoin
- Assurer la polyvalence dans le secteur en cas d'effectif réduit ou un soutien administratif en cas de surcharge de travail dans le secteur
Le profil recherché
Avoir des qualités rédactionnelles
Savoir organiser son travail
Connaissances des outils bureautiques
Avoir l'esprit d'équipe
Connaissances des outils numériques
Savoir s'exprimer à l'oral
Archiver des documents, classer une information
Avoir le sens du relationnel
Autonome, rigoureux,
Savoir être primordial
