Chargé d'Accueil Maison France Services - Bellegarde H/F - Communes

Vous avez pour missions d'accueillir et renseigner les usagers, participer à la communication des services proposés par la Maison France Services et assister la population dans l'accomplissement de leurs démarches administratives et sociales.

Gérer l'ouverture et l'accueil du public :
- Gérer l'ouverture et la fermeture du site
- Faciliter l'accès pour les partenaires tout en étant en mesure de répondre à leur besoin logistique
- Ouvrir les postes de travail
- Accueillir tout public (en présentiel ou par téléphone)

Traiter la demande de l'administré :
- Assurer un accompagnement individualisé
- Informer le public
- Renseigner l'administré par rapport à des questions d'ordre administratif ou social.
- Identifier les situations individuelles
- Faciliter l'accès aux différents postes de travail
- Réorienter l'administré vers les services partenaires compétents
- Préparer et organiser les rendez-vous avec les partenaires compétents afin d'optimiser les rencontres
- Fournir les imprimés et aider à la complétude des dossiers

Assurer le fonctionnement général de la structure :
- Gérer la logistique : commande de fournitures/affichage (communication interne)
- Organiser l'espace d'accueil et d'information, la gestion documentaire
- Faire le suivi statistique de fréquentation sur reporting, remplir les dossiers de suivis des administrés, réaliser un focus mensuel
- Effectuer les formalités d'inscription pour les nouveaux administrés
- Sensibiliser sur les services publics
- Se former et s'informer auprès des partenaires institutionnels, professionnels et sociaux

Participer à l'animation du réseau France Services :
- Collecter des informations auprès des différents opérateurs, les échanger avec le réseau France Services, les transmettre aux administrés

Participer activement à l'organisation de manifestations annuelles en lien avec les élus

Savoir :
- Maîtriser la dématérialisation
- Savoir analyser les différents formulaires
- Aptitudes à la gestion de conflits
- Aptitude à la reformulation, au recueil d'informations précises
- Gérer un agenda et prendre des rendez-vous
- Connaître les partenaires services publics et leurs fonctionnements
- Maitriser l'accompagnement de l'usager dans la réalisation de téléprocédures.

Savoir-faire :
- Maitriser l'outil informatique et notamment des logiciels de bureautiques, messagerie, internet, des plateformes
- Connaître et mettre en oeuvre les techniques d'accueil et de secrétariat
- Etablir le montage des dossiers
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Rédiger et mettre en forme un document administratif

Savoir être :
- Aisance relationnelle et rédactionnelle
- Aptitude à la communication
- Autonomie
- Bonne expression orale / écrite
- Bonne présentation
- Diplomatie / capacité d'adaptation
- Capacité d'écoute active / empathie
- Disponibilité