Assistant·e de la Dgs - Communaute de Communes des Pays d'Oise et d'Halatte H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Rattaché(e) directement à la Directrice Générale des Services, l'assistant(e) de direction assure le secrétariat et l'appui organisationnel de la DGS. Premier point de contact de la Direction générale, elle/il anticipe les besoins administratifs, veille à la fluidité des agendas, suit les arbitrages et assure la gestion logistique du quotidien.

Elle/Il s'appuie sur le Pôle Secrétariat mutualisé pour les tâches d'exécution administrative courante des services, afin de se consacrer à l'appui direct de la DGS et du Président.

1. Assistanat et gestion du quotidien de la DGS
- Gestion des agendas: Organisation des agendas de la DGS et du Président (planification des rendez-vous, réservation des créneaux de travail et organisation des déplacements).
- Filtrage et accueil : Filtrage téléphonique et physique des demandes d'entretien ou d'intervention adressées à la DGS.
- Préparation et suivi des dossiers : Assemblage des dossiers de réunion (notes, pièces jointes, synthèses), suivi du relevé des décisions et rappel des échéances aux services.
- Intendance et logistique : Organisation matérielle des réunions de direction et d'exécutif, accueil des interlocuteurs extérieurs.
- Rédaction administrative : Rédaction de courriers, compte-rendu de réunions et notes internes.

2. Secrétariat des instances et dossiers RH
- Instances : Organisation matérielle, convocations et secrétariat du Comité Social Territorial (CST) et de la F3SCT.
- Suivi de dossiers RH : Gestion des correspondances réservées et suivi des conventions (notamment avec le Centre de Gestion).

3. Coordination avec le Pôle Secrétariat
- Orientation des demandes : Transmission des demandes courantes des directions vers le Pôle Secrétariat mutualisé.
- Circulation de l'information : Transmissions des consignes et circulation de l'information entre la Direction Générale et les services.

Relations fréquentes avec les services de la collectivité, les élus, le public, la direction.

Savoir-faire
- Techniques de secrétariat : Pratique des techniques de secrétariat de direction et de la rédaction administrative.
- Bureautique : Maîtrise des outils bureautiques et d'agenda partagé.
- Environnement territorial : Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des instances administratives.


Savoir-être
- Confidentialité : Respect du secret professionnel et devoir de réserve.
- Organisation : Capacité d'anticipation, d'organisation et de réactivité.
- Rigueur : Rigueur, autonomie et gestion des priorités.
- Aisance relationnelle : Aisance relationnelle et posture professionnelle adaptée.