Assistant Cabinet du Maire - Commune de Checy H/F - Communes

Assurer les fonctions d'assistante au cabinet du maire

Assurer le secrétariat et le fonctionnement administratif du cabinet du maire, gestion des agendas et des rendez-vous :
- Préparation matérielle des dossiers et des réunions.
- Rédaction et mise en forme des courriers courants.
- Accueil physique et téléphonique.
- Réception, tri et diffusion du courrier.
- Classement, archivage et suivi des échéances.
- Préparer la revue de presse
Relations avec les élus et les administrés
- Réceptionner les sollicitations, les enregistrer et les orienter.
Participer à l'organisation des cérémonies officielles, des réceptions et des manifestations institutionnelles.
- Gérer les invitations, les listes de présence, la logistique, les commandes et les déroulés matériels.
Assurer le suivi administratif des réservations de salles et des besoins logistiques du cabinet.
- Gestion des demandes et des plannings.
- Coordination logistique avec les services.
- Transmission des informations aux utilisateurs.
Assurer le suivi budgétaire et comptable du cabinet
- Préparer les bons de commande et assurer le suivi administratif des factures.

- Parfaite maîtrise des outils bureautiques (WORD, EXCEL, outils de messagerie...)
- Capacités rédactionnelles
- Sens de l'organisation et rigueur
- Faire preuve d'initiative et de polyvalence
- Faire preuve de discrétion
- Sens du travail en équipe
- Faire preuve d'autonomie
- Aptitude à écouter et à s'exprimer clairement
- Aptitude à analyser et gérer rapidement une demande, une situation
- Connaissance des modes de fonctionnement des collectivités
- Expérience souhaitée dans un poste similaire dans une collectivité locale

NIVEAU DE RECRUTEMENT
- Bac +2 secrétariat /assistant de direction