Assistante Administrative - Mairie de Recquignies H/F - Communes

L'assistante de direction assure le secrétariat et l'assistance administrative auprès de la direction de la collectivité. Elle contribue au bon fonctionnement du service en assurant la gestion administrative, l'organisation de l'activité de la direction, la préparation et le suivi des dossiers ainsi que la coordination des échanges avec les différents interlocuteurs internes et externes.
Elle exerce ses missions sous l'autorité de la directrice, en lien avec les services de la collectivité

Travaux de bureautique :
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
- Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et aux prises de décision.
- Préparer et mettre en forme les actes administratifs
- Assurer le classement, l'archivage et la gestion des documents de la direction.

Organisation et suivi de l'activité :
- Assurer le suivi des dossiers et des échéances administratives.
- Centraliser, transmettre et diffuser les informations auprès des interlocuteurs concernés.
- Élaborer et actualiser des tableaux de suivi et des outils de gestion administrative.

Contribution au fonctionnement de la collectivité
- Appliquer les procédures administratives internes et les règles de fonctionnement de la collectivité.
- Veiller à la confidentialité des informations et au respect des obligations de discrétion professionnelle.
- Contribuer à l'amélioration des pratiques et à la continuité du service.
- Assurer toute activité administrative complémentaire nécessaire au bon fonctionnement de la direction.

Gestion du personnel :
- Veiller à la tenue et à la mise à jour du dossier individuel de l'agent
- Assurer le suivi de carrière des agents
- Rédiger les arrêtés et les contrats
- Assurer la gestion administrative du temps de travail (planning, congés annuels, gestion des absences, Compte-épargne temps...)
- Assurer le suivi des formations et des habilitations
- Conseiller et renseigner les agents sur la carrière
- Diffuser les informations auprès des agents

Secrétariat du Conseil municipal :
- Etablir et adresser les convocations,
- Rédiger les délibérations, le compte-rendu et le procès-verbal,

-Traitement de dossiers et saisie informatique

- Archivage de documents

Conditions d'exercice : travail en bureau, utilisation quotidienne des outils bureautiques et des logiciels, relations régulières avec les services et les partenaires institutionnels.

Disponibilité et réactivité requises en fonction des nécessités de service.

Formation et expérience

- diplôme en secrétariat, assistanat de direction, gestion administrative ou domaine équivalent.

Savoirs

- Connaissance des techniques de secrétariat et d'assistanat de direction.
- Maîtrise des règles de rédaction administrative et des outils bureautiques.
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement institutionnel, souhaitée.

Savoir-faire

- Maîtriser les outils informatiques et bureautiques.
- Rédiger et mettre en forme des documents administratifs avec rigueur.
- Organiser les priorités et gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Assurer le suivi des échéances et respecter les délais.
- Communiquer efficacement avec des interlocuteurs variés.

Savoir-être

- Sens de l'organisation, rigueur et méthode.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Autonomie, réactivité et capacité d'anticipation.
- Qualités relationnelles, sens de l'écoute et esprit d'équipe.
- Disponibilité, adaptabilité et sens du service public.