Assistant de Direction - Chevilly-Larue H/F - Communes
Les missions du poste
-Organisation permanente de la vie professionnelle de la DGA
-Accueil téléphonique et physique au secrétariat
-Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
-Organisation et planification des réunions, en particulier pour le secteur Action sociale et Retraités-santé-handicap
-Suivi des budgets ville et CCAS en lien avec les responsables des secteurs Action sociale et Retraités-santé-handicap
-Participation aux projets et/ou activités de la direction pour les secteurs Action sociale et Retraités-santé-handicap : goûter solidaire, banquet...
-Référent-e sur la gestion des plannings du transport à la demande pour les seniors
-Accueil téléphonique et physique des administrés au sein du service
-Organiser l'agenda et prendre des rdv en fonction des priorités de la direction
-Rappeler les informations importantes et transmettre les messages, gestion du courrier
-Gestion du temps
-Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction
-Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions
-Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus
-Principes rédactionnels des comptes-rendus
Tenue d'une régie de recettes, en tant que régisseur suppléant (maintien à domicile à domicile et portage des repas): principes comptables, suivi des paiements (chèques, virements...)
-Renseigner l'interlocuteur et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
-Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
-Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques
-Accueil téléphonique et physique des administrés
Le profil recherché
-Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
-Suivre l'exécution budgétaire de la direction et les demandes d'intervention de travaux d'entretien sur E.Atal
-Missions et priorités de la direction
-Contexte et enjeux de la direction
-Principes budgétaires et de comptabilité publique
Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tout type de documents
-Organiser le classement et l'archivage des dossiers
-Circuits et procédures administratives
-Maitrise des écrits professionnels
-Application des modèles bureautiques
