Assistant·e de Direction H/F - E2i

E2I est une entreprise de travail temporaire d'insertion. Elle aide des personnes en difficulté à retrouver un emploi grâce à des missions d'intérim.
En plus du travail, E2I propose un accompagnement personnalisé pour aider chacun à construire son projet professionnel et à retrouver une stabilité.
Son objectif est de faciliter le retour à l'emploi durable tout en répondant aux besoins des entreprises.

Mission principale

L'agent administratif ou l'assistante de direction assure la gestion administrative quotidienne d'un service ou d'une entreprise. Il ou elle apporte un soutien organisationnel à la direction, facilite la circulation des informations et veille au bon fonctionnement des activités administratives

Principales missions et responsabilités

• Gestion administrative

Rédiger, saisir et mettre en forme les courriers, rapports, comptes rendus et documents administratifs.

Assurer le classement, l'archivage et la mise à jour des dossiers.

Traiter les courriers entrants et sortants ainsi que les courriels.

Gérer les dossiers administratifs et assurer le suivi des documents.

Vérifier, enregistrer et transmettre les informations nécessaires au fonctionnement du service.

• Assistance à la direction

Gérer l'agenda et organiser les rendez-vous de la direction.

Planifier les réunions, préparer les dossiers et rédiger les comptes rendus.

Organiser les déplacements professionnels et les réservations nécessaires.

Préparer les documents utiles à la prise de décision.

Assurer le suivi des instructions et des dossiers confiés par la direction.

Faciliter la communication entre la direction, les collaborateurs, les partenaires et les clients.

• Accueil et communication

Accueillir et orienter les visiteurs.

Répondre aux appels téléphoniques et transmettre les messages.

Fournir les renseignements administratifs de premier niveau.

Assurer une communication professionnelle avec les interlocuteurs internes et externes.

• Suivi administratif et organisationnel

Suivre les échéances, les dossiers en cours et les tâches prioritaires.

Participer à la préparation des tableaux de bord et des rapports d'activité.

Assurer le suivi des factures, des commandes et des notes de frais, selon les responsabilités confiées.

Participer à l'amélioration des procédures administratives.

Veiller au respect des délais, des procédures internes et de la confidentialité des informations.

Le candidat ou la candidate recherché(e) doit être titulaire d'une formation en secrétariat, assistanat de direction, gestion administrative ou dans un domaine similaire. Il ou elle doit posséder de bonnes compétences en organisation, en communication et en gestion administrative, ainsi qu'une bonne maîtrise des outils bureautiques.

La personne recherchée doit être rigoureuse, organisée, discrète, autonome et polyvalente, avec un excellent sens des priorités et une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. Elle doit également faire preuve d'un bon relationnel, d'un esprit d'initiative et d'une grande capacité d'adaptation.

Une bonne maîtrise du français, à l'écrit comme à l'oral, est indispensable. La capacité à rédiger des courriers professionnels, à organiser des réunions, à gérer les agendas et à assurer le suivi des dossiers administratifs constitue un atout majeur.

Une expérience préalable dans un poste similaire serait appréciée. Le candidat ou la candidate devra enfin faire preuve de professionnalisme, respecter la confidentialité des informations et contribuer efficacement au bon fonctionnement du service et à l'accompagnement de la direction.