Responsable Administration du Personnel - Paie Design H/F - Job2beDone

Job2BeDone Partners accompagne l'un de ses clients, un groupe français réunissant plusieurs maisons reconnues dans les univers du luxe, du design et de l'art de vivre, dans le recrutement de son futur Responsable Administration du Personnel - Paie H/F.

Dans un contexte de structuration et d'harmonisation de la fonction Ressources Humaines, le groupe souhaite renforcer son équipe afin de sécuriser l'administration du personnel, fiabiliser le processus de paie et accompagner les collaborateurs au quotidien.

Rattaché à la Direction Générale Déléguée, vous intervenez sur un périmètre multi-entités, en lien direct avec les collaborateurs, les managers et les différents partenaires externes.

Votre rôle est central dans le bon fonctionnement de la fonction RH : vous garantissez la fiabilité des données administratives, la qualité de la paie et le respect des obligations sociales.

Vos missions

1. Piloter l'administration du personnel de l'entrée à la sortie

Vous assurez la gestion administrative des collaborateurs tout au long de leur parcours dans l'entreprise.

À ce titre, vous êtes notamment chargé de :

• préparer les contrats de travail, avenants, contrats d'apprentissage et conventions de stage ;

• constituer les dossiers d'embauche et assurer le suivi des périodes d'essai ;

• préparer et suivre les différents documents administratifs liés à la vie du salarié ;

• assurer le suivi des absences, congés, arrêts de travail et situations individuelles ;

• organiser et suivre les visites médicales et les obligations liées à la santé au travail ;

• assurer le suivi des aménagements de poste et situations spécifiques ;

• gérer les affiliations, dispenses et évolutions relatives aux régimes de mutuelle et de prévoyance ;

• assurer l'interface avec les courtiers et assureurs ;

• suivre les dossiers de prévoyance en cas d'arrêt de travail ;

• préparer et formaliser les départs : démissions, retraites, ruptures conventionnelles, licenciements ;

• établir et transmettre les documents de fin de contrat ;

• assurer le suivi de la portabilité mutuelle et prévoyance.

Vous êtes également en charge du suivi administratif du parc de véhicules de fonction : contrats de location, dossiers d'assurance, accidents et calcul des avantages en nature.

1. Piloter le processus de paie externalisée

La paie étant externalisée, vous êtes l'interlocuteur principal du prestataire et garantissez la qualité et la fiabilité de l'ensemble du processus.

Vos missions comprennent notamment :

• collecter et contrôler les éléments variables de paie : absences, congés, primes, heures supplémentaires, avantages en nature, acomptes, saisies sur salaire, rémunérations variables ;

• transmettre les dossiers d'embauche, avenants, arrêts de travail et autres éléments nécessaires au prestataire ;

• contrôler les bulletins de salaire ;

• identifier les éventuelles anomalies et demander les corrections ou régularisations nécessaires ;

• veiller au respect du calendrier de paie ;

• générer les fichiers de virements ;

• suivre les différents éléments impactant la rémunération ;

• assurer la bonne communication avec les collaborateurs sur les sujets liés à leur paie.

Vous intervenez également sur des simulations liées à des évolutions de rémunération, changements de statut, départs à la retraite, licenciements ou autres situations individuelles.

1. Garantir la conformité sociale et réglementaire

Vous veillez à la bonne application de la législation sociale et des conventions collectives applicables.

Vous êtes notamment amené à :

• assurer une veille réglementaire en matière de paie, d'administration du personnel et de droit social ;

• sécuriser les pratiques administratives ;

• mettre à jour les procédures en fonction des évolutions réglementaires ;

• répondre aux questions des collaborateurs relatives à la rémunération, aux congés, absences, mutuelle ou prévoyance ;

• garantir la fiabilité des informations transmises aux différents interlocuteurs internes et externes.

1. Contribuer au reporting social et au pilotage RH

Vous participez à la fiabilisation et au suivi des données RH.

À ce titre, vous intervenez notamment sur :

• la mise à jour des reportings sociaux ;

• le suivi de la masse salariale ;

• le contrôle et la fiabilisation des données administratives ;

• la production de simulations et analyses RH ;

• l'amélioration continue des outils et process d'administration du personnel et de paie.

Vous êtes diplômé d'une formation supérieure en Ressources Humaines, paie, droit social ou gestion.

Vous justifiez idéalement de plusieurs années d'expérience sur une fonction d'administration du personnel et de paie, acquise dans un environnement structuré, exigeant ou multi-entités.

Vous maîtrisez les fondamentaux de l'administration du personnel, de l'entrée à la sortie du salarié, ainsi que les mécanismes de paie.

Une expérience de gestion ou de supervision d'une paie externalisée constitue un réel atout.

Vous êtes à l'aise avec les sujets de mutuelle, prévoyance, arrêts de travail, avantages en nature et documents de fin de contrat.

La maîtrise de Silae sera particulièrement appréciée.

Vous êtes également à l'aise avec Excel et les outils RH.

Les qualités recherchées

Au-delà de vos compétences techniques, nous recherchons une personnalité fiable et structurée, capable de gérer un volume important de sujets tout en restant disponible pour les collaborateurs.

Vous êtes reconnu pour :

• votre rigueur et votre sens du détail ;

• votre fiabilité ;

• votre sens de la confidentialité ;

• votre autonomie ;

• votre capacité à prioriser ;

• votre organisation ;

• votre sens du service ;

• votre aisance relationnelle ;

• votre capacité à travailler avec des interlocuteurs variés ;

• votre capacité à sécuriser et améliorer les process existants.

Compétences clés

• Administration du personnel

• Paie externalisée

• Collecte et contrôle des variables de paie

• Contrôle des bulletins

• Contrats et avenants

• Gestion des entrées et sorties

• Mutuelle et prévoyance

• Arrêts de travail

• Avantages en nature

• Droit social

• Reporting social

• Suivi de la masse salariale

• Silae

• Excel

• Environnement multi-entités

• Amélioration continue des process RH