Assistant de Direction H/F - Service Public

Placé sous l'autorité directe de la directrice régionale des affaires culturelles, l'assistant.e a pour mission d'assurer l'organisation et le bon fonctionnement des activités quotidiennes de la directrice.

L'assistant.e a pour mission de gérer toute l'organisation des déplacements, de préparer les rendez-vous de la directrice ainsi que l'accueil de personnalités ou d'évènements sur le territoire régional, d'assurer le lien avec les autres administrations, les cabinets ou les élus et de veiller aux aspects protocolaires. A ce titre, il/elle doit:

- Gérer l'agenda, l'organisation des déplacements, la logistique, les réservations nécessaires, informer les partenaires, coordonner les interventions et les contenus (passer les commandes, relecture, synthèse) pour la directrice et son adjoint, préparer les dossiers pour la directrice;

- Organiser les rendez-vous et les réunions internes dès lors que la directrice ou son adjoint pilotent le rendez-vous : agenda, planification, logistique ;

- Mettre en forme et valoriser des supports écrits;

- Contrôler et sécuriser les courriers et notes mis à la signature de la directrice et enregistrer le courrier et les notes dans les chronos et outils dédiés et assurer leur transmission au destinataire;

- Assurer l'accueil téléphonique et physique pour la directrice et de son adjoint;

- Traiter les frais de déplacements de la directrice et de son adjoint (Chorus DT);

- Classer les dossiers de la directrice régionale;

- Assurer finement le suivi des commandes.

Compétences techniques

Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs

Classement et archivage

Bonne expression orale et écrite

Techniques du secrétariat dont gestion agenda

Connaissance du fonctionnement des administrations

Expérience préalable dans des fonctions similaires

Savoir-faire

Organiser de façon rigoureuse

Filtrer et orienter les informations

Prioriser les demandes

Rédiger et mettre en forme les documents sur tout type de format

S'exprimer avec clarté, politesse et diplomatie

Savoir travailler dans l'urgence et être réactif

Savoir-être

S'adapter aux différents interlocuteurs

Faire preuve de discrétion

Capacité à travailler en équipe et faciliter les liens avec la direction

Sens de la diplomatie