Assistant Secrétaire au Secrétariat Commun H/F - Préfecture de Paris / Préfecture de Région Ile-de-France

Groupe RIFSEEP : 1
NBI : Non
Vos activités principales :
- appels téléphoniques avec tenue des cahiers d'appels ;
- gestion de la base des contacts ;
- tenue des agendas, en liaison avec le secrétariat particulier du préfet de la région d'Ile-de-France, préfet de Paris ; -gestion des réunions, rendez-vous, réservations de salles, demandes d'autorisation d'accès pour les visiteurs externes, préparation de dossiers, en relation avec les chefs de service du cabinet ;
- gestion des déplacements de la direction de cabinet ;
- gestion du courrier (ouverture, enregistrement, tri, cachet de suivi, acheminement) ;
- saisie informatique (lettres, notes, tableaux...) ;
- constitution et suivi de dossiers thématiques ;
- classement de la documentation et archivage des dossiers (versions électronique et papier).

Votre environnement professionnel :

- Activités du service :
Le service de la représentation de l'Etat comprend :
- le bureau du protocole et des déplacements ;
- le bureau des décorations et de l'intendance.
- le secrétariat mutualisé du cabinet composé de 3 assistantes

- Composition et effectifs du service :
Le service de la représentation de l'Etat est composé de 26 agents.

- Liaisons hiérarchiques
Chef de service / Adjoint - les 4 membres du corps préfectoral du cabinet

- Liaisons fonctionnelles
Les membres du corps préfectoral et hauts fonctionnaires de la préfecture, les services de la préfecture et particulièrement les secrétariats de direction

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau maîtrise, requis
Connaître l'environnement professionnel
niveau pratique, à aquérir

Savoir-faire
Savoir travailler en équipe
niveau maîtrise, requis
Savoir rédiger
niveau pratique, requis
Savoir s'organiser
niveau maîtrise, requis

Savoir-être
avoir le sens des relations humaines
niveau maîtrise, requis
savoir communiquer
niveau maîtrise, requis
savoir communiquer
niveau maîtrise, requis

Conditions de travail : 35h00
Vos perspectives : Evolution dans le domaine fonctionnel.
Durée attendue sur le poste : 3 ans