Assistant de Direction du Pôle « Aménagement et Cadre de Vie » H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Située au nord des Bouches-du-Rhône et au sud immédiat d'Avignon, la communauté d'agglomération Terre de Provence Agglomération regroupe 13 communes (60 500 habitants) et exerce, notamment, les compétences, mobilités, collecte et traitement des déchets, développement économique, politique de la ville, habitat, action sociale, tourisme et aménagement du territoire.

Au sein du pôle aménagement et cadre de vie, comportant les services travaux et cycle de l'eau, habitat, urbanisme et foncier, mobilités et SIG et sous la responsabilité du directeur du pôle, l'assistant(e) de direction du pôle aménagement et cadre de vie exercera les missions suivantes :

Assistanat de direction du pôle :
- Gestion de l'agenda du directeur du pôle : planification des réunions et rendez-vous, organisation matérielle des réunions,
- Secrétariat du directeur de pôle : rédaction de notes et courriers pour le directeur, préparation et suivi administratif des réunions (recueil des éléments, constitution de dossiers, rédaction des comptes rendus), classement et archivages des dossiers, diffusion de l'information aux services.
- Accompagnement au suivi et à la coordination des services du pôle
- Garant du respect des procédures internes et de la coordination avec les assistantes administratives de la direction générale
- Interlocuteur du service des ressources humaines pour le suivi administratif du personnel du pôle
- Accompagnement du directeur pour la préparation et le suivi des assemblées

Accueil et secrétariat du pôle :
- Accueil physique et téléphonique,
- Enregistrement et diffusion aux services du courrier arrivé,
- Suivi du courrier départ (alertes aux services sur le délai de réponse, numérotation, mise en forme et relecture des courriers avant la mise au parapheur électronique) et suivi du parapheur électronique,
- Gestion et suivi des doléances des administrés,
- Classement et archivages des dossiers.

Référent budgétaire et comptable du pôle :
En appui des gestionnaires de crédits du pôle et en lien avec le service finances, l'agent s'assure du respect des procédures comptables/budgétaires :
- Rédaction des fiches d'engagement,
- Vérification des fiches de tiers et pièces marchés avant transmission à la comptabilité,
- Assistance au gestionnaire de crédits sur la vérification des factures,
- Alertes sur les délais de visa,
- Rédaction des courriers de rejet,
- Lien avec les prestataires pour le traitement des anomalies.

Référent marchés publics
- Rédaction des pièces administratives des marchés (procédure adaptée)
- Soutien à la rédaction des analyses des offres
- Suivi de l'exécution comptable des marchés publics et notamment des marchés à bon de commande

- Connaissances du fonctionnement et des processus décisionnels des collectivités
- Maitrise des fondamentaux de la commande publique
- Notions juridiques (droit public) appréciées
- Compétences administratives (accueil, communication, rédaction...) et comptable,
- Capacités d'organisation et de planification du travail,
- Capacités rédactionnelles et de synthèse,
- Connaissances techniques en gestion de planning,
- Aisance relationnelle et aptitude à travailler en équipe,
- Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels de bureautique,
- Autonomie, efficacité et discrétion.
Conditions et contraintes d'exercice :

Poste à temps complet.

Rémunération :
Statutaire + régime indemnitaire + participation employeur mutuelle santé labellisée et prévoyance + CNAS + Forfait mobilités durables +Tickets restaurant