Assistant Administratif H/F - Service Public

L'Université de Bretagne Occidentale (UBO) est gestionnaire d'un parc d'une superficie de plus de 280 000 m2 répartis sur l'ensemble du territoire breton.

La Direction du Patrimoine gère et adapte de façon optimale le patrimoine universitaire pour donner à tous, étudiants, enseignants, chercheurs, personnels techniques et administratifs, les meilleures conditions de travail nécessaires à l'accomplissement de leurs missions, dans le respect des réglementations.
Constituée d'une équipe de 73 agents répartis au travers de 8 pôles fonctionnels, la Direction du Patrimoine intervient sur l'ensemble du patrimoine immobilier bâti et non bâti de l'UBO.

Rattaché sous l'autorité de la Responsable Administrative et Financière (RAF), l'assistant administratif F/H intégrera le Pôle Administratif constitué de 3 autres agents.

Votre mission principale ?
Vous serez en charge de la gestion administrative courante des activités du Pôle Administratif de la Direction du Patrimoine.

Vos activités ?
- Vous assurez la saisie et la mise à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative (principalement financière).
- Vous formalisez les commandes sur l'outil interne de comptabilité (SIFAC).
- Vous assurez le suivi de projets type CPER sous le volet administratif et financier (réponses à des AAP, rapports de suivi des projets...).
- Vous traitez et enregistrez les factures dans le respect du délai global de paiement.
- Vous réceptionnez et traitez les formulaires des Demandes d'Utilisation de Locaux (DUL).
- Vous réalisez le suivi des conventions (mise à disposition des surfaces ou location) et des contrats en lien avec les responsables des différents pôles de la Direction.
- Vous préparez les demandes de factures externes liées aux conventions d'utilisation des locaux
- Vous effectuez le suivi des commandes et facturation des fournitures de gaz spéciaux de laboratoires.
- Vous réalisez les bons de commandes annuels pour la fourniture de gaz spéciaux et réalisez les services faits
- Vous effectuez un suivi des contrôles techniques de la flotte automobile de la Direction et être le premier interlocuteur f/h du parc automobile UBO.
- Vous réalisez l'ensemble des tâches de secrétariat courant : frappe de documents (courriers, rapports), mise en forme, classement et archivage.
- Vous participez à la tenue de l'accueil téléphonique de la Direction.
- Vous réceptionnez le courrier postal, l'enregistrez et le distribuez aux destinataires.
- Vous organisez, avec vos collègues du pôle, des permanences pour la tenue de l'accueil téléphonique de la Direction (08h00-17h30 du lundi au vendredi).

Vous êtes issu(e) d'une formation Bac en gestion administrative et avez acquis une expérience réussie dans le domaine du secrétariat ou de la comptabilité.
Vous êtes à l'aise avec les outils de bureautique et maitrisez parfaitement Excel.
Vous disposez de réelles aptitudes à la prise en main et l'utilisation de logiciels (la connaissance du logiciel de comptabilité SIFAC n'est pas un prérequis exigé, une formation en interne est prévue).

Rigoureux(se), organisé(e), vous savez vous adapter et gérer vos priorités sous des délais contraints.

Doté(e) d'un excellent relationnel, vous avez le sens de l'accueil et aimez travaillez en équipe tout en faisant preuve d'autonomie.