Assistante de Direction H/F - Groupe SOS

Groupe SOS Solidarités est un acteur majeur du secteur social et médico-social en France : handicap, addictions, asile et intégration, inclusion professionnelle, habitat et santé, Justice, Santé des femmes, santé communautaire... C'est notamment le 1er gestionnaire associatif d'établissements de soins avec hébergement temporaire, et le 2e acteur associatif de la lutte contre les addictions.

Sa mission : apporter des réponses concrètes et innovantes aux enjeux de solidarités, en accompagnant inconditionnellement les publics dans leur autonomie, pour faire en sorte que personne ne soit au bout de son histoire, aujourd'hui comme demain.

Groupe SOS Solidarités est une association du Groupe SOS. Rejoindre le Groupe SOS, c'est choisir un métier qui a du sens, dans une grande organisation non lucrative qui agit pour le vivre-ensemble, en France et dans le monde. Il se distingue par son audace, son approche entrepreneuriale et l'engagement de ses 22 000 employé.e.s face aux défis sociaux et environnementaux.

Employeur engagé, le Groupe SOS défend l'accès à l'emploi pour toutes et tous, indépendamment de l'origine, du genre, de l'orientation sexuelle, de la religion, du handicap ou du parcours de vie. Il valorise et soutient les métiers essentiels à la cohésion sociale, contribuant ainsi à un avenir plus inclusif et durable.

Dans le cadre des programmes ARPEJ et TAPAJ PACA, l'assistant·e administratif·ve assure l'interface avec les interlocuteurs externes, garantie la fluidité des échanges, la fiabilité des informations et le bon fonctionnement administratif.

Les principales missions du poste :

I. Suivi administratif

• Gestion des e-mails et traitement du courrier.
• Accueil téléphonique et orientation des interlocuteurs.
• Classement, archivage et tenue des dossiers.
• Commande et réception des fournitures et outils de travail.
• Suivi du parc automobile, informatique et téléphonique.

II. Suivi RH

• Tenue des dossiers du personnel et du registre du personnel.
• Préparation des contrats de travail et gestion des départs.
• Saisie des absences dans le logiciel HR4You.
• Transmission des arrêts maladie via Tick's.
• Élaboration du fichier des EVP et transmission à la paie avant le 10 du mois.
• Commande des titres restaurant.
• Mise à jour du tableau d'affichage employeur.
• Suivi du plan de formation collectif et individuel.

III. Comptabilité

• Suivi des factures à payer via le logiciel Yooz
• Préparation des ordres de virement.
• Transmission des documents comptables.
• Suivi des dépenses et justificatifs (CB, carte TOTAL...).

IV. Suivi facturation - Chantiers TAPAJ Avignon & Marseille

• Contrôle des achats et ventilation par devis chantiers.
• Vérification de la conformité des devis TAPAJ émis.
• Contrôle des factures émises et dépôt sur les plateformes dédiées.
• Mise à jour du tableau de suivi facturation et chantiers.
• Suivi des règlements et relances si nécessaire.

Points de vigilance du poste

• Discrétion professionnelle indispensable.
• Forte diversité des demandes : capacité à prioriser et à gérer plusieurs sujets simultanément.

Il s'agit d'un mi-temps pour compléter le mi-temps thérapeutique de l'assistante de direction en poste. L'ensemble des missions décrites ci-dessus seront réparties au regard du temps de travail.

Connaissances / savoirs

• BTS assistante de direction
• Maîtrise du Pack Office et des outils internes du Groupe SOS.
• Connaissance des procédures internes.

Savoir-faire

• Réactivité face aux demandes internes et externes.
• Capacité à orienter efficacement les interlocuteurs.
• Aptitude à répondre à des demandes techniques d'information.
• Rigueur dans la tenue des dossiers administratifs et RH.
• Création et mise à jour de bases de données.
• Anticipation des besoins matériels.
• Recherche d'informations rapide et fiable.
• Excellentes capacités rédactionnelles.
• Savoir-être

Disponibilité et polyvalence.

• Organisation et rigueur.
• Sens du contact et écoute active.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Réactivité et autonomie.
• Goût pour le travail en équipe

Merci d'envoyer votre CV et lettre de motivation pour toute candidature à l'attention de Chrystelle LECLERCQ - Directrice ARPEJ et TAPAJ PACA