Assistant·e en Gestion Adminsitrative Sefca H/F - Université Bourgogne Europe (UBE)

Activités du service

• Mise en oeuvre et gestion administrative des actions de formation continue et en alternance
• Organisation des inscriptions administratives et suivi des stagiaires
• Gestion réglementaires et financiers (conventions, financements, facturation)
• Suivi des présences et émargements dans le respect des exigences des financeurs
• Coordination avec les équipes pédagogiques et les composantes de formation
• Accompagnement des publics (information, orientation, suivi)
• Participation à la démarche qualité (ex : certification type Qualiopi)

Sous l'autorité de l'adjoint au responsable administratif du SEFCA, vous assurez des missions administratives variées en collaboration étroite avec les équipes administratives et pédagogiques, la direction, les apprenants, les intervenants et les partenaires. Ce poste polyvalent requiert une capacité à gérer simultanément différentes activités et à s'adapter à des interlocuteurs divers.

Secrétariat de Direction

• Assurer la gestion de l'agenda de la direction (prise de rendez-vous, organisation)
• Gérer le courrier entrant et sortant
• Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs (physique, téléphone, mail)

Inscriptions administratives (IA)

• Saisir les inscriptions administratives dans les applications dédiées
• Vérifier la complétude des dossiers d'inscription (pièces justificatives)
• Effectuer les mises à jour et corrections simples
• Classer et archiver les dossiers administratifs des stagiaires
• Appliquer les procédures et consignes liées aux inscriptions

Appui administratif à la direction

• Mettre en forme des documents administratifs (courriers, notes simples)
• Organiser les réunions (convocations, réservation de salles, logistique)
• Assurer le classement et l'archivage des documents
• Participer à la circulation de l'information interne

Une autre partie des missions concerne la Gestion des émargements ( 50%)

• Collecter et vérifier la complétude des feuilles d'émargement (signatures, dates, horaires)
• Identifier les anomalies ou pièces manquantes
• Effectuer les relances auprès des formateurs et intervenants
• Saisir et mettre à jour les données de présence
• Classer et archiver les justificatifs conformément aux consignes
• Vérifier la cohérence entre émargements et planning
• Transmettre les dossiers complets aux gestionnaires

Formation et/ou expérience dans le domaine administratif, du secrétariat ou de la gestion.

Une expérience dans des fonctions administratives, de secrétariat ou de gestion de la scolarité/formation professionnelle est appréciée, tout comme une expérience dans un environnement d'enseignement supérieur ou de formation continue.

Compétences techniques

• Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative ;
• Maîtrise des outils bureautiques et capacité à s'adapter à de nouveaux logiciels métiers ;
• Capacité à appliquer des procédures administratives et à respecter les échéances ;
• Aptitude à contrôler la conformité de dossiers administratifs ;
• Qualités rédactionnelles et maîtrise de l'expression écrite ;
• Capacité à gérer simultanément plusieurs activités, à prioriser les tâches, à saisir des données avec fiabilité
• Maîtrise des outils numériques et des méthodes d'archivage documentaire.
• Capacité à accueillir et informer des usagers

Vous êtes reconnu(e) pour :

• Votre rigueur et votre sens du détail ;
• Votre organisation et votre méthode de travail ;
• Votre discrétion professionnelle et votre respect de la confidentialité ;
• Votre réactivité et votre capacité d'adaptation ;
• Votre sens du service et votre aisance relationnelle ;
• Votre capacité à travailler en équipe et à communiquer avec des interlocuteurs variés.