Archiviste H/F - Université Paris Cité

RÉSUMÉ DU POSTE

Dans le double contexte de la sécurisation des activités de la scolarité de l'UFR de Pharmacie et de la préparation du déménagement de l'aile 700 (chantier de réhabilitation plan Campus) du campus,sous la responsabilité de la Cheffe des services administratifs de l'UFR et le pilotage du responsable du département des archives de l'université, l'archiviste aura la charge de : traiter l'arriéré d'archives de l'UFR de Pharmacie et de proposer des règles et outils visant à rationaliser l'organisation des archives de cette UFR.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

Le poste comprend plusieurs activités principales et complémentaires, sous le contrôle du responsable du département des archives :

1. Activités prioritaires

Traiter l'arriéré des archives des services administratifs de l'UFR de Pharmacie en commençant par les archives de la scolarité (environ 400 ml d'archives au total) :

- Récoler les archives

- Conditionner ou reconditionner les archives

- Déterminer les durées de conservation et sorts finaux, en lien avec le département des archives de l'université

- Rédiger les bordereaux de versement et d'élimination, en lien avec le département des archives de l'université

- Coter définitivement les archives, en lien avec le département des archives de l'université

- Suivre le cas échéant les opérations de transfert des archives dans les salles d'archives

- Suivre les opérations de destruction des archives éliminables, à l'issue du processus de validation des bordereaux d'éliminations, et en lien avec le département des archives de l'université

- Conseiller les services administratifs de l'UFR de Pharmacie sur la gestion de leurs documents et données :

- Définir les circuits de production et de validation des documents

- Elaborer des outils de bonnes pratiques de gestion documentaire et d'archivage

- Sensibiliser et former les services de l'UFR à la gestion et à l'archivage de leurs documents

- Concevoir les outils de gestion des archives de l'UFR de Pharmacie (fichiers de récolement, bordereaux de versement, procédures internes pour l'archivage au sein de l'UFR)

- Élaborer le référentiel de gestion et de conservation des documents de l'UFR de Pharmacie

2. Activités complémentaires susceptibles d'être effectuées

- Étudier les possibilités de réaménagement des salles d'archives du site Observatoire dans le contexte de réhabilitation de l'aile 700 du site

- Conseiller les services administratifs de l'UFR de Pharmacie sur l'organisation et la gestion de leurs documents bureautiques (règles de nommage, propositions d'arborescence, etc.)

Connaissances

-Connaissance approfondie du cadre légal et déontologique en matière d'archives publiques.

-Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche.

Savoir-faire - Compétences opérationnelles

-Maîtrise des outils de bureautique courants.

-Maîtrise des règles de gestion des archives, notamment des normes en matière de collecte et de classement.

-Savoir identifier les attentes et les besoins d'un service pour proposer les solutions adaptées.

-Travailler en « mode projet ».

-Outils spécifiques à l'activité Suite Office.

-Logiciel de gestion d'archives MNESYS ARCHIVES

Savoir-être - Compétences comportementales

- Curiosité intellectuelle.

- Autonomie et fiabilité Aptitude au travail en équipe ou en réseau.

- Rigueur et sens de l'organisation, respect des délais.

- Rendre compte et communiquer

- Capacité d'adaptation

- Aisance relationnelle

- Savoir Jouer un rôle de conseil ou d'aide à la décision.