Secrétaire Pédagogique Licences Philosophie et Sciences du Langage H/F - Université Bourgogne Europe (UBE)
Les missions du poste
L'UFR Lettres et Philosophie (1500 étudiants) est une composante pluridisciplinaire qui met en oeuvre les formations initiales et continues liées aux domaines des lettres, philosophie, information et communication et sciences du langage.
Elle compte dans son périmètre 2 laboratoires et 60 enseignants, enseignants-chercheurs, 15 personnels des bibliothèques, ingénieurs, administratifs, techniques, sociaux et de santé (BIATSS), et plus de 180 vacataires intervenants professionnels
Accueillir, informer, orienter, conseiller les étudiants
- Informer sur place, par téléphone, par mail sur :
- Les modalités d'inscriptions
- Les enseignements
- Les candidatures
- L'organisation des emplois du temps
- Les examens
Participer à la gestion des sessions d'examens
- Établir les tableaux des épreuves
- Préparer les listes d'examens, pochettes, bordereaux
- Établir les surveillances des enseignants
- Réunir les sujets d'examens, les faire reprographier et les mettre sous enveloppe
- Participer aux permanences durant les 2 semaines prévues
- Saisir les notes dans APOGEE
- Éditer et vérifier les procès-verbaux d'examens avant la tenue des jurys
- Publication des résultats (affichage, internet)
- Envoyer les relevés de notes et attestations de réussite
Établir les emplois du temps du 1er semestre
- Avec l'aide des enseignants responsables, établir les emplois du temps des étudiants de master
- Effectuer les demandes de salles au planning
Préparer et participer à la rentrée universitaire
- Préparer les fiches d'inscription pédagogiques, les différents documents ...
- Participer aux réunions de rentrée avec les enseignants responsables
Assurer l'inscription pédagogique des étudiants
- Recevoir les étudiants pour les inscriptions pédagogiques
- Faire les vérifications nécessaires sur leur inscription administrative et pédagogique
- Mettre à jour la carte étudiants
- Effectuer ces inscriptions dans APOGEE
Le profil recherché
Titulaire d'un diplôme de niveau 3, souhaité niveau 4 (Baccalauréat ou équivalent).
- Maîtrise des outils bureautiques courants (Pack Office, applications collaboratives) et de la messagerie électronique.
- Capacité à assurer un accueil de qualité auprès de publics variés : étudiants, enseignants, personnels administratifs et partenaires extérieurs.
- Excellentes qualités rédactionnelles et maîtrise de l'expression écrite.
- Sens de l'organisation et aptitude à gérer simultanément plusieurs activités.
- Capacité d'adaptation face à des interlocuteurs et des situations diversifiés.
- Polyvalence, rigueur et autonomie dans l'exécution des missions confiées.
- Goût du travail en équipe et aptitude à collaborer avec l'ensemble des acteurs de la composante.
