Responsable des Moyens Généraux H/F - Agence Nationale pour la Formation Profe
Responsable des Moyens Généraux H/F
Agence Nationale pour la Formation Profe · Saint-Priest - 69 · CDD
Les missions du poste
Avec plus de 140 000 personnes formées chaque année, l Afpa (Association nationale pour la formation professionnelle des adultes) est depuis plus de 65 ans, le 1 er organisme de formation professionnelle qualifiante. Membre du service public de l emploi, elle accompagne les demandeurs d emploi et les salariés sans discrimination de la formation à l emploi : insertion, reconversion, professionnalisation. Entreprise de l économie sociale et solidaire, engagée dans une démarche d utilité sociale
Le Responsable Gestion & Services gère le fonctionnement général du centre pour que les services et prestations soient réalisés de manière efficiente et efficace.
A ce titre, il assure :
La fiabilisation et le suivi de la production :
S'assure de l'exhaustivité de la saisie de production en interface avec les responsables de formation et d'accompagnement, qui sont responsables de sa régularité et de sa conformité.
Est garant de la conformité des justificatifs de production au regard des exigences contractuelles des financeurs, en lien avec les directions régionales de l'ingénierie et de l'innovation, et du développement, et s'assure de leur transmission à la plateforme administration des ventes régionale,
Assiste le Directeur de Centre dans le suivi de l'activité, met à disposition des indicateurs de suivi d'activité en lien avec la direction Finances, Gestion & Services.
Le suivi de la sécurité dans le centre :
Conduit, en lien avec le responsable de formation, l'analyse des risques professionnels, élabore et actualise le Document Unique (DU) et Programme Annuel de Prévention de l'Etablissement (PAPE), propose des actions et en suit la mise en oeuvre,
Transcrit le volet RPS dans le DU, en lien avec le directeur de centre et le DRH,
Est désigné « salarié compétent », pilote les contrôles réglementaires, s'assure des obligations légales,
Alerte le Directeur de Centre sur les risques et les besoins d'amélioration.
L'appui au directeur sur la gestion du centre :
Participe au suivi budgétaire, en lien avec la Direction Finances, Gestion & Services régionale,
Est l'interlocuteur la Direction Finances, Gestion & Services régionale sur les champs suivants (arrêtés mensuels et annuels, processus achats/approvisionnement : suivi des commandes annuelles, assistance à la saisie des réceptions dans SIHA, traitement des factures non rapprochées.) en interface avec les responsables de formation et d'accompagnement des parcours,
Assure le suivi et la qualité de la comptabilité analytique du centre,
Assure la gestion au quotidien des caisses locales, en lien avec les Centres de Services Partagés (CSP) comptable.
L'organisation de l'ensemble des prestations et services liés aux conditions de vie et de suivi des bénéficiaires :
Organise et assure la gestion administrative des bénéficiaires de services et des stagiaires (prélèvements stagiaires .),
Organise et pilote la restauration et l'hébergement (y compris la gestion des prélèvements stagiaires).
La gestion des moyens nécessaires à la mise en oeuvre des actions dans le centre :
Déploie en local les contrats nationaux et régionaux, contribue à leur évaluation,
Est garant de la bonne conformité et qualité du processus achat,
Appuie le directeur de centre pour l'élaboration des plans d'approvisionnements par les logisticiens - approvisionneurs,
Apporte un appui dans la gestion immobilière, mobilière et informatique du site (installations d'équipement, transfert de plateaux, gestion et recherche de locaux.),
Participe à la définition des besoins d'investissements et en coordonne la mise en oeuvre,
Gère la maintenance et l'entretien.
Le Responsable Gestion & Services contribue à l'amélioration continue en s'assurant de la maîtrise des processus et procédures sous sa responsabilité, par l'ensemble des acteurs.
Il est le responsable hiérarchique des équipes administratives (notamment les assistantes de formation), de restauration et d'hébergement, d'entretien et d'intendance.
Le Responsable Gestion & Services gère le fonctionnement général du centre pour que les services et prestations soient réalisés de manière efficiente et efficace.
A ce titre, il assure :
La fiabilisation et le suivi de la production :
S'assure de l'exhaustivité de la saisie de production en interface avec les responsables de formation et d'accompagnement, qui sont responsables de sa régularité et de sa conformité.
Est garant de la conformité des justificatifs de production au regard des exigences contractuelles des financeurs, en lien avec les directions régionales de l'ingénierie et de l'innovation, et du développement, et s'assure de leur transmission à la plateforme administration des ventes régionale,
Assiste le Directeur de Centre dans le suivi de l'activité, met à disposition des indicateurs de suivi d'activité en lien avec la direction Finances, Gestion & Services.
Le suivi de la sécurité dans le centre :
Conduit, en lien avec le responsable de formation, l'analyse des risques professionnels, élabore et actualise le Document Unique (DU) et Programme Annuel de Prévention de l'Etablissement (PAPE), propose des actions et en suit la mise en oeuvre,
Transcrit le volet RPS dans le DU, en lien avec le directeur de centre et le DRH,
Est désigné « salarié compétent », pilote les contrôles réglementaires, s'assure des obligations légales,
Alerte le Directeur de Centre sur les risques et les besoins d'amélioration.
L'appui au directeur sur la gestion du centre :
Participe au suivi budgétaire, en lien avec la Direction Finances, Gestion & Services régionale,
Est l'interlocuteur la Direction Finances, Gestion & Services régionale sur les champs suivants (arrêtés mensuels et annuels, processus achats/approvisionnement : suivi des commandes annuelles, assistance à la saisie des réceptions dans SIHA, traitement des factures non rapprochées.) en interface avec les responsables de formation et d'accompagnement des parcours,
Assure le suivi et la qualité de la comptabilité analytique du centre,
Assure la gestion au quotidien des caisses locales, en lien avec les Centres de Services Partagés (CSP) comptable.
L'organisation de l'ensemble des prestations et services liés aux conditions de vie et de suivi des bénéficiaires :
Organise et assure la gestion administrative des bénéficiaires de services et des stagiaires (prélèvements stagiaires .),
Organise et pilote la restauration et l'hébergement (y compris la gestion des prélèvements stagiaires).
La gestion des moyens nécessaires à la mise en oeuvre des actions dans le centre :
Déploie en local les contrats nationaux et régionaux, contribue à leur évaluation,
Est garant de la bonne conformité et qualité du processus achat,
Appuie le directeur de centre pour l'élaboration des plans d'approvisionnements par les logisticiens - approvisionneurs,
Apporte un appui dans la gestion immobilière, mobilière et informatique du site (installations d'équipement, transfert de plateaux, gestion et recherche de locaux.),
Participe à la définition des besoins d'investissements et en coordonne la mise en oeuvre,
Gère la maintenance et l'entretien.
Le Responsable Gestion & Services contribue à l'amélioration continue en s'assurant de la maîtrise des processus et procédures sous sa responsabilité, par l'ensemble des acteurs.
Il est le responsable hiérarchique des équipes administratives (notamment les assistantes de formation), de restauration et d'hébergement, d'entretien et d'intendance.
Le profil recherché
Experience: 2 An(s)
Compétences: Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Qualification: Cadre
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Compétences: Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Qualification: Cadre
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.