Assistant du Maire et Affaires Juridiques - Gleize H/F - Communes

Sous la responsabilité du Maire et de la directrice générale des services, l'assistant(e) du Maire et des affaires juridiques a en charge le secrétariat du Maire, la gestion de l'agenda, des dossiers et des relations avec les administrés, les partenaires institutionnels et les services de la Ville ainsi que la gestion des assemblées et des dossiers d'assurance.

SECRETARIAT MAIRE :
- Gestion des rendez-vous et de l'agenda du Maire : planification des rendez-vous et réunions, déplacements et manifestations publiques, en veillant à la cohérence des priorités
- Accueil physique et téléphonique et information du public, des partenaires institutionnels et des élus, orientation des interlocuteurs, traitement des messages et sollicitations
- Rédaction et mise en forme de courriers, note, comptes rendus, procès-verbaux et suivi de décision
- Suivi des dossiers en cours et urgences du Maire
- Gestion des relations avec les habitants : suivi des demandes spécifiques en relation directe avec le Maire
- Gestion des relations avec l'équipe municipale et avec le groupe majoritaire
- Gestion des relations à l'internationale (coopération décentralisée et pacte d'amitié)
- Préparation des déplacements officiels et coordination logistique des événements, des cérémonies et représentations de la collectivité
- Suivi des invitations, des réponses protocolaires et contribuer à l'organisation des cérémonies et événements institutionnels.
- Veille et revue de presse Gleizé et agglomération
- Relation presse locale

GESTION DES ASSEMBLEES :
- suivi de la procédure administrative et règlementaire du Conseil Municipal et du CCAS
- Préparation et convocations aux commissions, CM, mise en forme de la note de synthèse et
- Préparation, convocation du CM avec le DGS puis remise en forme des délibérations, envoi en SP puis diffusion, classement, affichage, mise en forme du PV du CM.
- contrôle de légalité avec suivi de la procédure Actes

GESTION DES ACTES ADMINISTRATIFS :
- Mise en forme et classement des Décisions du maire.
- En charge de l'établissement des registres des actes administratifs

AFFAIRES JURIDIQUES :
- suivi des contrats d'assurances ainsi que des dossiers de sinistre
- suivi de l'archivage municipal

COMPETENCES TECHNIQUES
- techniques de secrétariat et de gestion administrative et excellentes capacités rédactionnelles et orthographiques.
- outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- gestion simultanément de plusieurs dossiers tout en respectant les délais.
- sens affirmé de l'organisation et de l'anticipation, vous savez faire preuve de discrétion, de rigueur et de sens des priorités.
-Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et du régime des assemblées

SAVOIR ETRE
Discrétion, rigueur, disponibilité, diplomatie et courtoisie
RELATIONS DE TRAVAIL
Maire, élus, DGS, Responsable service, agents, partenaires institutionnels...

SUJETIONS PARTICULIERES DU POSTE
Poste tps complet, parfois horaires décalés