SecrétaireLfpg - Expl H/F - Direction Générale de l'Aviation Civile (DGAC)

ACTIVITES COMMUNES AU SEIN DU POLE :

Assure le bon fonctionnement du secrétariat du Service
Met à jour les réservations de salle pour les réunions du SE
Assure la gestion documentaire (enregistrement, diffusion, archivage) du Service en relation avec l'ensemble des entités
Assure la permanence d'accueil de 09h00 à 17h30
Assure la permanence téléphonique du Service de 09h00 à 17h30
Tient à jour individuellement son planning sur OLAFATCO en s'assurant d'une permanence chaque jour d'au moins un(e) secrétaire en présentiel
Participe à la réunion annuelle des secrétariats de l'organisme
En cas de mouvement social, s'assure de la remise des astreintes et en assure la traçabilité
Assure la gestion de la boite fonctionnelle du secrétariat SE
Assure la gestion du courrier électronique et postal au sein du SE
Assure la gestion et la traçabilité des visites
Crée un répertoire annuel pour chaque agent pour (liste non exhaustive) :
- Gestion et traçabilité des absences syndicales,
- Gestion et traçabilité des permis,
- Gestion et traçabilité des demandes d'OM,
- Gestion et traçabilité des demandes d'entrainement aérien.
Gère les demandes de la sub Etudes et du pôle Outils
Assure le traitement des demandes urgentes en dehors du périmètre défini de chacun(e)
Gère les parafeurs au sein de l'organisme
Met en forme et diffuse les comptes rendus
Collecte les permis T/M/P au BLS
Assure la gestion des cartes de parking d'Orly
Assure la numérisation des formulaires d'entretiens individuels
Assure la mise à jour des lutins CO/COT/NI et la mise à jour des lutins CO/COT/NI dans les sites opérationnels
Assure la gestion administrative des visites mensuelles TWR/APP


ACTIVITES SPECIFIQUES SE/PRH :

Rédige et diffuse le compte-rendu de la réunion de Service hebdomadaire
Gère les boites aux lettres physiques des agents
Diffuse les NDS, les appels à candidatures et les décisions d'intérim
Crée des évènements dans les agendas des agents concernés par les rendez-vous et réunions
Réserve les salles de réunion pour le compte de la direction du Service et du PRH
Gère les demandes de permis T/M/P, les récupère au BLS et assure l'archivage des dossiers
Est le point de contact téléphonique privilégié de la direction du SE
Effectue les Demandes d'Achats (DA) sur le SIF formulaire pour le compte de la direction du service et du PRH
Assure la gestion des visites de la direction
Assure la gestion des fournitures du Service
Assure la gestion des badges SPS

COMPETENCES
(Préciser le niveau de compétence : 1- Élémentaire, 2- Général, 3- Détaillé, 4- Expertise)

Techniques de base :
- 2 Connaissance environnement navigation aérienne et aéroportuaire
- 2 Connaissance organisation de la DGAC
- 3 Connaissance des exigences et procédures de gestion documentaire
- 3 Connaissance des outils bureautique
- 2 Connaissance de la langue anglaise

Qualités requises :
- Sens de l'organisation
- Qualité d'analyse et de synthèse
- Sens du dialogue et des relations humaines
- Capacité d'initiative, discrétion et confidentialité
- Rédaction de compte-rendu, lettres
- Faculté d'adaptation à des sollicitations multiples au sein du SE
- Capacité à rendre compte et à travailler en équipe dans un environnement opérationnel

FORMATION D'INTEGRATION :
- Formation aux outils de la subdivision Instruction