Secrétaire - Assistante H/F - CEA

Le CEA est un acteur majeur de la recherche, au service des citoyens, de l'économie et de l'Etat.


Il apporte des solutions concrètes à leurs besoins dans quatre domaines principaux : transition énergétique, transition numérique, technologies pour la médecine du futur, défense et sécurité sur un socle de recherche fondamentale. Le CEA s'engage depuis plus de 75 ans au service de la souveraineté scientifique, technologique et industrielle de la France et de l'Europe pour un présent et un avenir mieux maîtrisés et plus sûrs.


Implanté au coeur des territoires équipés de très grandes infrastructures de recherche, le CEA dispose d'un large éventail de partenaires académiques et industriels en France, en Europe et à l'international.


Les 20 000 collaboratrices et collaborateurs du CEA partagent trois valeurs fondamentales :


- La conscience des responsabilités

- La coopération

- La curiosité

« Rejoignez le CEA pour donner du sens à votre activité, mener ou soutenir des projets de R&D nationaux et internationaux, cultiver et faire vivre votre esprit de curiosité. »

En synthèse qu'est-ce que nous proposons ?

Nous cherchons un(e) secrétaire - assistant(e). Ce poste de non-cadre en CDD de 9 mois est basé sur le site du CEA Paris-Saclay, Essonne (91). Ce poste est à pourvoir dès que possible.

Qu'attendons-nous de vous ?

Vous intégrerez l'équipe des assistant(e) du DIN. Ce poste comporte deux volets :

1/Assistante d'équipe

Vous serez amené(e), à assister l'ensemble du personnel sur des activités administratives, techniques, commerciales et financières.

Plus précisément, vous devrez :

- organiser des réunions et en assurer la logistique (commandes, restauration, gestion des calendriers de réservation) ;

- participer à l'élaboration des déplacements, missions et liquidations des personnels ;

-gérer les ordres de paiement ;

-gérer les autorisations d'accès sur le centre ;

- gérer le courrier, les documents et les dossiers administratifs ;

-créer les demandes d'achat ;

- saisir les commandes dans le SIRH;

- monter administrativement les dossiers RH (stages, thèses) ;

- accueillir les nouveaux arrivants du service (sur tous types de contrat)

-traiter et transmettre les demandes de remboursement des frais de stage, frais de transport ;

- organiser et gérer les évènements.

2/Assistante à l'activité de métrologie

Chaque année, le service doit :

- mener des campagnes "PTI" (tests inter laboratoires). Il s'agit d'une comparaison documentée entre un instrument de mesure à étalonner et un instrument de référence traçable. 6 campagnes sont organisées avec environ 200 participants.

- contribuer aux certificats d'étalonnage (300/an). Il s'agit d'un document décrivant les caractéristiques de mesures d'un instrument, définies par rapport à un étalon de référence. Les principaux clients sont les cliniques et les hôpitaux.

A ce titre, vous interviendrez sur :

- la gestion des campagnes PTI ;

- les ouvertures des dossiers et devis ;

- la réception des commandes et les relances ;

- la vérification, la reliure et l'envoi des certificats, ainsi que les enquêtes de satisfaction ;

- la facturation ;

- l'archivage ;

- la relation clients.

#CEA-List

De formation Bac +2 (BTS ou DUT d'assistante de Direction) - Bac +3, vous avez idéalement une expérience réussie dans le domaine du secrétariat et/ou de l'assistanat.

Vous savez travailler en équipe et avez un excellent relationnel.

Votre communication orale et rédactionnelle est de qualité.

Vous avez idéalement un bon niveau d'anglais tant à l'oral qu'à l'écrit (souhaité mais non exigé).

Vous avez le sens de l'écoute, vous permettant d'identifier les besoins de vos différents interlocuteurs.

Vous êtes autonome et savez faire preuve d'initiative.

Vous êtes rigoureux(se) et organisé(e).

La maitrise des outils bureautique est indispensable (Word, Excel, PowerPoint).