Responsable de Site Scolaire H/F - Cc Cingal-Suisse Normande
Responsable de Site Scolaire H/F
Cc Cingal-Suisse Normande · Thury-Harcourt-le-Hom - 14 · CDD
Les missions du poste
La Communauté de Communes Cingal - Suisse Normande compte, à ce jour, 41 communes soit un peu plus de 20 000 habitants et 235 agents au 01/01/2026.
1. Gestion administrative du site
- Assurer la gestion des commandes de matériel et produits périscolaires
- Réceptionner, contrôler et ranger les livraisons
- Assurer la gestion des stocks et réaliser les inventaires
- Assurer la transmission et l'information des PAI auprès des agents (Projets d'Accueil Individualisé)
- Vérifier les trousses de secours et les dispositifs PPMS
- Saisir les demandes d'intervention technique du site (tickets)
- Diffuser les notes de service et informations de la collectivité
o Définir les modalités de transmission (affichage, mail, temps d'échange)
2. Suivi des enfants et gestion des temps périscolaires
- Assurer la transmission hebdomadaire du pointage des présences (garderie et restauration scolaire) au service scolaire/périscolaire pour facturation
- Assurer le suivi de la transmission les incidents et accidents entre enfants :
o Rédiger et transmettre les fiches au service scolaire/périscolaire
o Assurer la traçabilité des incidents via le cahier dédié aux incidents
- Participer au conseil d'école :
o Répondre aux questions liées au périscolaire
o Faire remonter les besoins et demandes
3. Encadrement et management des équipes
- Encadrer les agents du site
- Faire respecter les règles de fonctionnement définies par la collectivité et les protocoles
- S'assurer de la qualité du service rendu
- Contrôler le respect des horaires et du travail réalisé
- Veiller au port des EPI et aux conditions de sécurité
- Assurer l'accueil des nouveaux agents
- S'assurer du respect du dispositif « plan vigipirate »
4. Gestion des ressources humaines (en lien avec le service RH)
Organisation du travail
- Participer à l'élaboration des plannings (jours, horaires, missions)
- Echange avec le service RH pour saisie des plannings sur le logiciel OCEALIA
- Transmettre les plannings validés aux agents
Gestion des absences et remplacements
- Organiser les remplacements en interne
- Informer le service RH des modifications (heures complémentaires), le cas échéant
- En cas d'impossibilité de remplacement en interne, solliciter le service RH pour recrutement, le cas échéant
- Suivre et valider les demandes via le logiciel de gestion du temps (OCEALIA)
Suivi administratif RH
- Signaler les accidents de travail dans les délais réglementaires
- Organiser les entretiens professionnels :
o Planification et réalisation
o Convocations envoyées par le service RH
5. Gestion des équipements et sécurité
- Recenser les besoins des agents en EPI nécessaires et obligatoires
- S'assurer de leur utilisation effective
- Veiller à la sécurité des agents et des enfants
6. Organisation et fonctionnement du site
- Définir les modalités de coordination avec le directeur d'école en lien avec le responsable du service scolaire pé-riscolaire
- Assurer le lien avec le chef gérant de la cuisine (QR code et autres moyens de communication si besoin)
- Assurer la gestion du linge de l'école
- Participer à l'encadrement des temps périscolaires, notamment méridiens
7. Assurer le remplacement ponctuel des agents
1. Gestion administrative du site
- Assurer la gestion des commandes de matériel et produits périscolaires
- Réceptionner, contrôler et ranger les livraisons
- Assurer la gestion des stocks et réaliser les inventaires
- Assurer la transmission et l'information des PAI auprès des agents (Projets d'Accueil Individualisé)
- Vérifier les trousses de secours et les dispositifs PPMS
- Saisir les demandes d'intervention technique du site (tickets)
- Diffuser les notes de service et informations de la collectivité
o Définir les modalités de transmission (affichage, mail, temps d'échange)
2. Suivi des enfants et gestion des temps périscolaires
- Assurer la transmission hebdomadaire du pointage des présences (garderie et restauration scolaire) au service scolaire/périscolaire pour facturation
- Assurer le suivi de la transmission les incidents et accidents entre enfants :
o Rédiger et transmettre les fiches au service scolaire/périscolaire
o Assurer la traçabilité des incidents via le cahier dédié aux incidents
- Participer au conseil d'école :
o Répondre aux questions liées au périscolaire
o Faire remonter les besoins et demandes
3. Encadrement et management des équipes
- Encadrer les agents du site
- Faire respecter les règles de fonctionnement définies par la collectivité et les protocoles
- S'assurer de la qualité du service rendu
- Contrôler le respect des horaires et du travail réalisé
- Veiller au port des EPI et aux conditions de sécurité
- Assurer l'accueil des nouveaux agents
- S'assurer du respect du dispositif « plan vigipirate »
4. Gestion des ressources humaines (en lien avec le service RH)
Organisation du travail
- Participer à l'élaboration des plannings (jours, horaires, missions)
- Echange avec le service RH pour saisie des plannings sur le logiciel OCEALIA
- Transmettre les plannings validés aux agents
Gestion des absences et remplacements
- Organiser les remplacements en interne
- Informer le service RH des modifications (heures complémentaires), le cas échéant
- En cas d'impossibilité de remplacement en interne, solliciter le service RH pour recrutement, le cas échéant
- Suivre et valider les demandes via le logiciel de gestion du temps (OCEALIA)
Suivi administratif RH
- Signaler les accidents de travail dans les délais réglementaires
- Organiser les entretiens professionnels :
o Planification et réalisation
o Convocations envoyées par le service RH
5. Gestion des équipements et sécurité
- Recenser les besoins des agents en EPI nécessaires et obligatoires
- S'assurer de leur utilisation effective
- Veiller à la sécurité des agents et des enfants
6. Organisation et fonctionnement du site
- Définir les modalités de coordination avec le directeur d'école en lien avec le responsable du service scolaire pé-riscolaire
- Assurer le lien avec le chef gérant de la cuisine (QR code et autres moyens de communication si besoin)
- Assurer la gestion du linge de l'école
- Participer à l'encadrement des temps périscolaires, notamment méridiens
7. Assurer le remplacement ponctuel des agents
Le profil recherché
Experience: 12 Mois
Compétences: Animer, coordonner une équipe,Faire preuve d'agilité dans son action selon les contextes,Gestion des absences,gestion administrative
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Inspirer, donner du sens : Capacité à transmettre un message afin de susciter la réflexion et guider l'action.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Compétences: Animer, coordonner une équipe,Faire preuve d'agilité dans son action selon les contextes,Gestion des absences,gestion administrative
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Inspirer, donner du sens : Capacité à transmettre un message afin de susciter la réflexion et guider l'action.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
