Secrétaire Administratif H/F - AECD

L'AECD, Association pour l'Éducation Cognitive et le Développement, est un centre de Formation dont le cadre théorique privilégié repose, depuis sa création en 1991, sur « les principes fondateurs de l'éducation cognitive » appliqués au champ de l'orientation et de la formation professionnelle.

Aider à apprendre, à se former, à devenir plus performant et plus autonome, tels sont les objectifs de l'AECD et plus généralement ceux de l'éducation cognitive.

L'AECD est à la recherche d'un Secrétaire Administratif H/F.

Le-la Secrétaire Administratif(ve) a pour objectif principal d'assurer le suivi administratif des actions et la tenue professionnelle du site d'exécution permettant un fonctionnement opérationnel efficace.

Plus spécifiquement, le-la Secrétaire Administratif(ve) est amené(e) à :

1. Assurer le suivi administratif des actions de formation

• Assurer le suivi administratif de l'activité de formation professionnelle du site d'exécution
• Utiliser les outils administratifs et professionnels mis à disposition
• Saisir les éléments administratifs des apprenants dans le logiciel SC-Form GALIA
• Alimenter les bases de données et/ou logiciels obligatoires : SoWeSign, SAFRAN, TEAMS, ...
• Préparer et gérer les états de présence des apprenants
• Relayer les informations au Référent Administratif Territorial pour une prise de décision : présence / absence ; saturation des actions ; comportement inadapté d'un apprenant ; etc.

2. Assurer la tenue professionnelle et la gestion du site d'exécution

Accueil physique et téléphonique

• Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique du site d'exécution
• Orienter et renseigner les usagers : Apprenants, Formateurs, Partenaires, Candidats, ...

Tenue du site d'exécution

• Veiller à la bonne tenue professionnelle du site d'exécution : propreté des différents espaces,
  affichages, sécurité du site, archivage, aménagement des espaces, ...
• Faire remonter les éventuels besoins d'aménagement, via l'outil Helpdesk, au service logistique
• Assurer la gestion des stocks du site d'exécution : produits d'hygiène ; produits de papeterie ; etc.
• Réaliser les commandes via l'outil Helpdesk auprès du service Logistique
• Organiser les ouvertures / fermetures du site d'exécution : gestion des clés en lien avec le Référent Administratif Territorial
• Préparer le planning d'occupation des salles

Gestion des équipements techniques

• Vérifier le fonctionnement des équipements numériques mis à disposition des apprenants et/ou des intervenants : salles informatiques ; ordinateurs portables ; tablettes ; vidéoprojecteurs ; téléphones ; etc.
• Informer le Référent Administratif Territorial des éventuels dysfonctionnements constatés

• Expérience minimum de 2 ans dans le secteur de la formation professionnelle d'adultes
• Qualification minimum de niveau 5 dans la filière administrative