Secrétaire Polyvalent - Secrétaire Polyvalente H/F - France Travail

L'Ordre des médecins est présent sur l'ensemble du territoire à travers ses conseils départementaux. Le conseil départemental de l'Ordre des médecins remplit des missions administratives et il régule la profession médicale à l'échelle départemental et veille au respect du Code la déontologie.

Les missions du conseil départemental
Le Conseil inscrit les médecins après avoir vérifié leur qualification, tient à jour le Tableau des médecins, délivre les autorisations de remplacement, organise la permanence des soins. Le conseil départemental a également des missions juridiques : il examine et contrôle de tous les contrats conclus par les médecins.
Le conseil départemental de l'Ordre des médecins ne dispose pas d'un pouvoir disciplinaire. En revanche, il reçoit les plaintes et les doléances déposées à l'encontre des praticiens de son ressort. Il propose une conciliation entre les parties, en cas d'échec il transmet la plainte à la chambre disciplinaire de première instance (qui siège auprès du conseil régional).
Le conseil départemental est également la porte d'entrée du service d'entraide destiné aux médecins en difficulté. Il est à l'écoute des praticiens, peut les conseiller et les accompagner dans leurs démarches. Enfin, il a un rôle de représentation et d'information auprès des élus locaux et des pouvoirs publics.

Dans le cadre du remplacement lié à un départ à la retraite, le Conseil départemental de l'Ordre des Médecins de la Seine et Marne recherche un(e) Secrétaire polyvalent(e) afin d'assurer la prise en charge des missions ordinales. Ce poste implique polyvalence, rigueur et une forte capacité d'adaptation.

Le poste :
Au sein d'une équipe administrative de 5 personnes et sous la responsabilité de la responsable administrative et des élus du bureau, vous prenez en charge :
- L'inscription des médecins (première inscription et transfert) :
Réception et analyse des demandes selon le profil du médecin ; vérification des documents, organisation des rendez vous des nouveaux inscrits (proposition de date, coordination avec le conseiller rapporteur, rédaction des convocations) ; préparation des dossiers ; enregistrement dans le logiciel dédié ; envoi des documents en LR/AR ; transmission des séances au Conseil National de l'Ordre des médecins.
- L'Inscription, modification et radiation des sociétés (SEL, SPFPL) :
Suivi complet des sociétés : préparation des dossiers pour l'avocate du Conseil, vérification de la conformité réglementaire, mise en forme des courriers, mise à jour des données dans le logiciel dédié, rédaction des courriers informant les médecins des décisions.
- La gestion de divers dossiers administratifs :
Analyse des demandes et rédaction d'une fiche de synthèse ; envoi des documents adaptés à la situation d'exercice du médecin ; analyse des documents reçus ; rédaction des accords ou oppositions ; mise à jour de la fiche du médecin.
- l'accueil :
Accueil physique et téléphonique des médecins, étudiants, patients et élus.
- le traitement des courriers et mails :
Réception, enregistrement, tri, distribution, classement.
- La rédaction de courriers :
Rédaction, mise en forme et relecture de courriers administratifs et institutionnels

Le site n'est pas desservi par les transports en commun.

Experience: 5 An(s)

Compétences: Normes rédactionnelles,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Assurer la confidentialité des données,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administratives,Connaissances Juridiques

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des organisations professionnelles

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.