Assistante - Assistant de Direction H/F - Agence Régionale de Santé Provence-Alpes-Côte-d'Azur (ARS Provence-Alpes-Côte-d'Azur)

1) Assistante de Direction
Ø Accueil
Ø Organisation des réunions, évènements
Ø Documentation
Ø Classement et archivage
Ø Gestion du courrier

2) Référent(e) logistique:
Ø Gestion des fournitures
Ø Suivi des achats de la carte achats
Ø Suivi des différents contrats
Ø Suivi du parc automobile (à confirmer)
Ø Participe au schéma immobilier

3) Assure l'intérim de l'Assistante des Services
Accueil physique et téléphonique, filtrage et orientation des communications téléphoniques de la Direction
Gestion des agendas de la Directrice et de la Directrice Adjointe (planification collective, déplacements et organisation des réunions)
- constitution de fonds de dossiers, rédaction de projets de courrier, traitement de texte
- suivi des parapheurs
- traitement de l'information et réponses de 1er niveau
- organisation logistique des réunions

Tenue de la base documentaire de la Directrice et Directrice Adjointe
Classement et archivage de documents, informatiques et physiques
Gestion du courrier:
-arrivée avec enregistrement (scan dans elise, distribution et chrono)
-de la BAL «Direction» avec la gestion des informations et la transmission aux agents/service le cas échéant

-veille et alerte de la Direction sur les dossiers prioritaires et/ou sensibles
Fournitures:
- réceptionner les achats, certifier le « Service Fait » et transmettre les bons de livraison et les factures de la DD 05
- suivre l'état des stocks de fournitures (inventaire), la préparation et la saisie des commandes, le rangement des livraisons
- faire remonter les besoins spécifiques (matériel de bureau, fauteuil, etc...) ;
-assister aux réunions avec le siège (visio ou présentiel)


Carte «achats»:
-faire remonter à la Direction les demandes et les besoins des agents en termes de dépenses urgentes compatibles avec la carte achat
- expédier les factures et assurer la remontée du service fait auprès de l'ARS siège
- assurer le suivi des dépenses et du budget disponible

Gestion des contrats en lien avec les moyens généraux
Parc automobile (à confirmer, sera plus limité que précisé)
- assurer le bon état de fonctionnement des véhicules, en lien avec l'ARS siège
- suivi de l'entretien des véhicules de service
- suivi des cartes carburant + attestation d'assurance
- remontées des kilométrages des véhicules et des différents entretiens
- gestion des sinistres avec le siège (SMG)

Immobilier:
-participer au suivi en lien avec la Direction
- faire les demandes de devis localement, les demandes de bons de commande au SMG et suivi des interventions des artisans sélectionnés sur site

Connaissances
Pack Office Microsoft 365
Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services selon les domaines d'activité - administratif, communication
Techniques administratives et capacité rédactionnelle
Protocole administratif
Savoir faire
Discrétion - confidentialité
Utiliser les techniques de communication
Mettre en oeuvre les techniques d'accueil téléphonique et physique
Recueillir et traiter de l'information
Gérer des situations conflictuelles
Savoir être
Faire preuve d'adaptation professionnelle
Faire preuve de discrétion professionnelle
Rester maître de soi, être accueillante
Faire preuve de concentration et rigueur
Faire preuve de travail collectif / transverse