Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Equipe Temoig Action Catholique Ouvrie

Sous la direction de la secrétaire générale de l'association, et dans le respect des consignes données, vous veillez en toute autonomie à la bonne gestion administrative et à l'intendance du siège national de l'ACO. Poste sédentaire, avec des déplacements possibles lors d'évènements ponctuels de l'association.
Vos missions seront les suivantes :
1. Secrétariat du siège national de l'ACO.
- Accueil du public, téléphonique et physique ;
- Réception, tri et dispatching du courrier papier et électronique ;
- Gestion et mise à jour de fichiers de contacts (responsables, cotisants et abonnés) et envoi de mailings ciblés à leur adresse (lettres d'information, communiqué de presse.).
- Intendance et commande des divers consommables en lien avec les différents prestataires pour le courrier, l'imprimante, les commandes de fournitures, le ménage.

2. Gestion administrative des instances et évènements nationaux.
- Mise en page des comptes-rendus, des relevés de décisions et autres documents ;
- Expédition des convocations par courrier et mailing et établissement des procès-verbaux des bureaux et conseils d'administration nationaux ;
- Gestion des réservations auprès des maisons d'accueil et suivi des inscriptions.

3. Gestion des abonnés et donateurs en lien avec la comptable et le responsable des publications :
- Gestion des abonnements à la revue de l'association (environ 3000 abonnés) : enregistrement des abonnements et des règlements, dont préparation et envoi des remises bancaires ;
- Gestion, préparation et expédition des commandes VPC (vente par correspondance de revues à l'unité et de plaquettes diverses). Facturation et remises bancaires ;
- Gestion des dons : enregistrement et remises bancaires ;
Les tâches sont amenées à évoluer selon les objectifs de l'association, les besoins des services et les logiciels.

Compétences
- Excellence dans l'administration de soutien : rigueur et organisation dans les dossiers, respect des échéances, gestion des priorités.
- Maîtrise des logiciels bureautiques (traitement de texte, tableur.) et des logiciels de gestion de membres et de VPC (Vente par correspondance). Maîtrise des équipements téléphoniques.
- Aisance rédactionnelle et de mise en page de documents.
- Capacité d'adaptation et polyvalence. Aisance relationnelle.
Vous serez amené.e à travailler en équipe et notamment avec des bénévoles. Un attrait et une expérience au sein du monde associatif est indispensable pour mener à bien vos missions.

Experience: 12 Mois - Dans le secteur associatif

Compétences: Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Titre professionnel secrétaire assistant,Bureautique et outils collaboratifs,Rédaction d'écrits professionnels,Gestion des emails,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Veiller au respect des échéances administratives,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau,Utiliser les outils numériques,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients

Langues: Français exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.