Responsable du Pôle Accueil - Etat Civil - Commune de Mauleon H/F - Communes

Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, vous assurez l'encadrement et la coordination du pôle accueil et état civil. Vous participez à la définition des orientations stratégiques en matière d'offre de services (permanences des mairies annexes, état civil, CNI/passeports, cimetières, location de salles, élections, etc.). Vous coordonnez l'organisation des élections ainsi que la collecte et la conservation des archives.

Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o079261027001568-responsable-pole-accueil-etat-civil?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

SAVOIR-FAIRE :

o Manager une équipe de proximité, animer le collectif et accompagner le changement
o Planifier, prioriser, déléguer et arbitrer l'activité afin d'assurer la continuité du service public
o Maîtriser le cadre juridique et sécuriser les procédures relatives à l'état civil, aux élections, aux titres sécurisés et aux autres activités du pôle
o Contrôler la qualité et la conformité des actes, procédures et documents administratifs
o Maîtriser les techniques d'accueil, de communication orale et écrite et de gestion des situations sensibles
o Utiliser les logiciels bureautiques et métiers ainsi que les outils de communication et de gestion du standard
o Concevoir et suivre des échéanciers, tableaux de bord, statistiques et indicateurs de performance
o Organiser la transmission, le classement, la conservation et l'archivage des documents et dossiers administratifs

SAVOIR-ETRE :

o Leadership, sens du collectif et capacité à fédérer et accompagner l'équipe
o Sens du service public et exigence de qualité dans la relation aux usagers
o Écoute, diplomatie, pédagogie et maîtrise de soi dans les situations sensibles
o Capacité d'analyse, discernement, réactivité et aptitude à la décision
o Rigueur, sens de l'organisation, des priorités et des responsabilités
o Disponibilité, coopération transversale, neutralité, discrétion professionnelle et respect de la confidentialité

Conditions générales :
o Travail en bureau et au guichet d'accueil
o Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service
o Disponibilité adaptée aux nécessités de service et aux échéances électorales
o Rigueur, autonomie, sens de l'organisation, aptitude à la décision et capacité à rendre compte
o Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Relations fonctionnelles :
o Relation directe avec la Direction générale des services
o Relations fréquentes avec l'ensemble des services
o Contacts directs avec le public

Facteurs de pénibilité :
Risques de tensions dans la relation avec le public