Gestionnaire du Secrétariat Général et des Assemblées Délibérantes - Commune de Ondres H/F - Communes

Dans le cadre de l'évolution de son organisation administrative, la commune d'Ondres recrute un(e) gestionnaire du secrétariat général et des assemblées délibérantes.
Sous l'autorité du Directeur Général des Services, vous assurez la préparation et le suivi des assemblées délibérantes ainsi que le secrétariat général de la collectivité, en apportant un appui administratif et organisationnel au Maire, aux élus et à la direction générale.
Vous contribuez à la qualité du fonctionnement administratif, à la fiabilité des procédures et au suivi des décisions municipales.

1. Gestion des assemblées délibérantes et suivi des actes administratifs
- Organiser et préparer les séances du Conseil municipal : calendrier, convocations, ordres du jour et constitution des dossiers.
- Centraliser les projets de délibérations transmis par les services, en assurer la relecture administrative et le contrôle de cohérence.
- Assurer le secrétariat administratif des séances et préparer les documents nécessaires à leur déroulement.
- Rédiger et mettre en forme les délibérations, procès-verbaux et documents associés.
- Assurer la transmission des actes au contrôle de légalité, leur publication et le suivi de leur caractère exécutoire.
- Tenir les registres réglementaires, assurer le classement et l'archivage des actes.
- Suivre les échéances réglementaires et contribuer à la veille juridique relative aux assemblées délibérantes.
2. Secrétariat général et appui administratif au Maire, aux élus et à la direction générale
- Assurer la gestion des agendas du Maire : rendez-vous, réunions, déplacements et manifestations officielles.
- Assurer si besoin l'accueil, le traitement et l'orientation des sollicitations des administrés, partenaires institutionnels et interlocuteurs de la direction.
- Gérer les courriers et courriels : réception, rédaction, diffusion, suivi des réponses et gestion des parapheurs.
- Préparer les dossiers et documents nécessaires aux réunions et rendez-vous du Maire,
- Rédaction de comptes rendus.
- Assurer le suivi administratif des dossiers confiés par la direction générale : échéanciers, tableaux de suivi, relances et remontée des informations.
- Faciliter la circulation de l'information entre le Maire, les élus, le DGS et les services municipaux, dans le respect des circuits de validation.
- Référent archives
- Assurer le suivi des commandes de fournitures administratives (papeterie).

Compétences et connaissances
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement institutionnel.
- Maîtrise des procédures relatives aux assemblées délibérantes et aux actes administratifs.
- Connaissances en droit public et en rédaction administrative.
- Excellentes qualités rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe.
- Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser les logiciels métiers.
- Capacité à organiser, anticiper et suivre plusieurs dossiers simultanément.
Qualités professionnelles
- Rigueur, méthode et sens de l'organisation.
- Autonomie, réactivité et capacité d'anticipation.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Qualités relationnelles, diplomatie et sens du service public.
- Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés et à gérer les priorités.
Conditions d'exercice
- Poste à temps complet, basé à la mairie d'Ondres.
- Travail en relation directe avec le Maire, les élus, le DGS et les services municipaux.
- Participation aux séances du Conseil municipal, nécessitant une disponibilité ponctuelle en soirée.
- Respect des échéances réglementaires et capacité à faire face à des sollicitations multiples.
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire selon les dispositions applicables au sein de la collectivité.