Assistant H/F - Randstad professional
Assistant H/F
Randstad professional · Toulon - 83 · Intérim
Les missions du poste
Randstad professional, leader en France de l'intérim spécialisé et du recrutement en CDI de cadres et agents de maîtrise.
Les consultants du Département Ingénierie & Industries vous proposent des opportunités de carrière.
Nous recherchons pour le compte de notre client un(e) assistant (F/H) dans le secteur Naval,
Poste à pourvoir en intérim sur Toulon.
attaché(e) directement au Directeur / Responsable d'entité, vous jouez un rôle clé de facilitateur(trice) au quotidien. Véritable bras droit administratif et logistique, vous assurez une interface fluide entre la direction, les équipes internes et les partenaires extérieurs, dans un environnement exigeant et confidentiel.
Vos missions principales
1. Organisation et gestion de l'agenda de la Direction
Gérer l'agenda complexe et mouvant de la Direction (planification des rendez-vous, traitement des courriers/e-mails, suivi des congés).
Filtrer les sollicitations téléphoniques et accueillir les visiteurs externes et délégations.
Organiser la logistique des événements professionnels : réunions d'instances, déplacements complexes (France et international), séminaires, salons et conférences téléphoniques/visios.
Préparer, vérifier et consolider les dossiers nécessaires aux interventions de la Direction (notes de cadrage, présentations, rapports).
2. Support administratif, suivi opérationnel et archivage
Réceptionner, trier et synthétiser les courriers entrants pour prioriser l'information stratégique.
Structurer l'archivage et le classement documentaire (physique et numérique) en veillant au respect des règles de sécurité de l'information.
Consolider et mettre en forme les indicateurs de suivi et tableaux de bord de l'entité (reporting régulier).
Gérer les notes de frais et assurer le suivi des approbations.
Effectuer les commandes de matériel, fournitures et consommables, et contrôler la conformité des livraisons.
3. Communication et flux d'informations
Rédiger, mettre en page et diffuser divers supports (notes de service, correspondances institutionnelles, synthèses, comptes rendus de réunions).
Fluidifier la transmission des informations en interne (inter-services) et en externe, dans le strict respect des directives de la Direction.
Garantir une communication fiable, réactive et sécurisée au sein de l'entité.
Les consultants du Département Ingénierie & Industries vous proposent des opportunités de carrière.
Nous recherchons pour le compte de notre client un(e) assistant (F/H) dans le secteur Naval,
Poste à pourvoir en intérim sur Toulon.
attaché(e) directement au Directeur / Responsable d'entité, vous jouez un rôle clé de facilitateur(trice) au quotidien. Véritable bras droit administratif et logistique, vous assurez une interface fluide entre la direction, les équipes internes et les partenaires extérieurs, dans un environnement exigeant et confidentiel.
Vos missions principales
1. Organisation et gestion de l'agenda de la Direction
Gérer l'agenda complexe et mouvant de la Direction (planification des rendez-vous, traitement des courriers/e-mails, suivi des congés).
Filtrer les sollicitations téléphoniques et accueillir les visiteurs externes et délégations.
Organiser la logistique des événements professionnels : réunions d'instances, déplacements complexes (France et international), séminaires, salons et conférences téléphoniques/visios.
Préparer, vérifier et consolider les dossiers nécessaires aux interventions de la Direction (notes de cadrage, présentations, rapports).
2. Support administratif, suivi opérationnel et archivage
Réceptionner, trier et synthétiser les courriers entrants pour prioriser l'information stratégique.
Structurer l'archivage et le classement documentaire (physique et numérique) en veillant au respect des règles de sécurité de l'information.
Consolider et mettre en forme les indicateurs de suivi et tableaux de bord de l'entité (reporting régulier).
Gérer les notes de frais et assurer le suivi des approbations.
Effectuer les commandes de matériel, fournitures et consommables, et contrôler la conformité des livraisons.
3. Communication et flux d'informations
Rédiger, mettre en page et diffuser divers supports (notes de service, correspondances institutionnelles, synthèses, comptes rendus de réunions).
Fluidifier la transmission des informations en interne (inter-services) et en externe, dans le strict respect des directives de la Direction.
Garantir une communication fiable, réactive et sécurisée au sein de l'entité.
Le profil recherché
Issu(e) d'une formation en gestion administrative ou assistanat (Bac +2/3 ou équivalent), vous justifiez d'une première expérience réussie sur un poste similaire. Nous recherchons avant tout une personne méthodique, réactive et dotée d'un excellent sens du relationnel.
